Toskjermsløsning for reisende

Alle som har brukt flere skjermer på sin PC vet at det er ekstremt vanedannende. For reisende har det likevel vært meget upraktisk å dra med seg en ekstra monitor. Mange har likevel med en iPad i tillegg til sin laptop - det geniale er da å kunne benytte den til en skjerm nummer 2!

Lett oppakking 

Etter at jeg gikk over fra tradisjonell laptop til Microsoft Surface har min pc-veske krympet betraktelig ned til en liten veske fra CaseCrown. Utrolig greit å reise lett til daglig og heller ha en annen veske i bilen med de kabler og verktøy som trengs heller sjelden. I min CaseCrown Horizontal Mobile Messenger bag får jeg med meg Surface og nødvendige kabler og overganger for daglig bruk (hodesett, strømforsyning, USB-hub, VGA-adapter, NIC-adapter, numerisk tastatur(!), RS232 adapter). Ved en anledning kom også min iPad air2 med i vesken uten problemer.


bilde fra casecrown sine sider

Utnytte begge skjermer

Med en ekstra skjerm i vesken og et stort savn etter arbeidsplassen på kontoret med flerskjermsløsning begynte tankene å gå - hva om iPad kunne benyttes som skjerm nummer 2?!
Et raskt søk på Google viste at det var mange som hadde samme behov, og det fantes mange alternativer som ble testet ut. Tilfreds ble jeg først ved bruk av Duet Display som kobler iPad til Surface ved hjelp av kabel. En løsning som overgikk alle andre testede løsninger som stort sett baserte seg på trådløse forbindelser.

iPad air2 koblet til Microsoft Surface som skjerm nummer 2 ved hjelp av USB kabel

Dette oppsettet anbefales derfor på det varmeste for alle som er mye på farten - spesielt om dere likevel har en iPad med i tillegg til den bærbare maskinen, slik som jeg hadde!

Det finnes forøvrig små fine gadgets som understøtter denne arbeidsformen. Ett eksempel er Mountie fra TenOneDesign som enkelt monterer ipad eller telefon på laptop skjermen uten å ta opp hele pc vesken. 

Applikasjon for å sette Outlook Signatur

Outlook har lenge hatt en funksjon hvor man kan sette inn sin personlige autosignatur. Utfordringer i større firma har ofte vært å få de ansatte til å benytte en uniform autosignatur oppdatert med personlige detaljer. Vi har derfor satt sammen en liten applikasjon som kan hjelpe med å sette bedriftens autosignatur utfylt med data hentet fra Active Directory.

Er du lei av å skrive din kontaktinformasjon i slutten av hver epost du sender? Outlook har funksjoner for å automatisk sette inn en epostsignatur i hver melding du sender ut. Det eneste du må gjøre er å opprette en signatur som så settes som standard for meldinger sendt fra din Outlook profil.

Lange manuelle rutiner?

Autosignatur har vært standardfunksjonalitet i Outlook i mange versjoner bakover og fremgangsmåten er godt beskrevet for eksempel hos Microsoft. Som du ser så er det relativt mange punkter man må gjennom. Om man samtidig skal ta med bedriftens krav om formatering av autosignaturen kan man raskt få en lang avhandling som de ansatte må forholde seg til.

Enkelt med en applikasjon

Vi har derfor utviklet en liten applikasjon som gjør det mulig å la hver enkelt ansatt enkelt oppdatere sin Outlook Autosignatur i henhold til bedriftens standarder. Personlige data blir hentet fra Active Directory (AD) under generering av autosignaturen. Signaturen settes så inn på standard sted i brukerens Outlook og settes så aktiv for nye mailer og ved besvarelse av mailer. Slik er man sikret at kontaktinformasjon for bedriftens ansatte alltid er lett tilgjengelig for de som man kommuniserer mot. Benytter du Outlook på mobilen, må signaturen settes der også. En fin rutine for dette er beskrevet i egen bloggpost.

Ikke la dine kontaktpersoner måte lete etter din kontaktinformasjon

Mange fordeler

Bruken av denne applikasjonen gir dere:
- Enkelt oppsett av enhetlig og profesjonell epostsignatur for ansatte.
- Enhetlig profil utad mot kunder og samarbeidspartnere.
- Signatur med i alle eposter sendt fra firmaet.
- Ryddig AD med oppdaterte data pr. ansatt

Personlige tilpassinger

Enkelte steder har vi lagt opp muligheter for personlig tilpassing innenfor bedriftens standarder.
Et eksempel på dette ser vi i følgende bilde hvor hver ansatt kan velge om kontoradressen skal være med og i tilfelle hvilken av bedriftens kontorsteder som skal vises. Det er her også lagt opp mulighet for å velge om kontaktinformasjon til Helpdesk skal være med

Personlige valg kan gjøres for hver enkelt bruker innenfor den gitte standarden.

Gjenbruk av data fra AD

Ettersom vi har basert oss på bruk av data lagt inn i AD for hver enkelt bruker vil det tvinges frem en kultur for å holde AD oppdatert med riktige data. Dette vil igjen være fordelaktig overfor andre løsninger som benytter disse dataene, eksempelvis Skype for Business, TRIO, Sharepoint, Exchange med mere.
Dersom AD ikke er oppdatert kan vi enkelt bistå med å raskt få disse oppdatert samt også legge til rette rutiner for fremtidig drift og vedlikehold av disse dataene.

Eksempel på personlige valg hvor også logo differensieres basert på brukerens valg

Rask og enkel tilrettelegging

Har du en definert bedriftsprofil for autosignatur skal det være raskt gjort å tilrettelegge dette for enkel implementasjon av autosignatur i Outlook hos brukerne. Ta kontakt om du ønsker å få dette satt opp for ditt firma.

Trio søk på telefonnummer

Company Directory i TRIO kan inneholde mye informasjon. Kunnskap om søkemetoder er derfor god kunnskap å ha når man opererer et Trio sentralbord. I utgangspunktet finnes mange forhåndsdefinerte gode søk, men ett ønske går ofte igjen - mulighet for å søke opp en person basert på ett nummer.

For å kunne søke opp eieren av et nummer, må vi sette opp et personlig søkeoppsett for Agenten. Dette gjøres i Trio Agent under Fil - Konfigurere søk. Der ser man de standardsøkene som er definert på tallene over qwerty-tastaturet. Merk at dette er konfigurasjon pr. Agent.

Standard søkealternativer

Ved å trykke på Legg til i vinduet over her kan vi definere opp flere søkealternativer i Trio Agent. Her kan man sette opp kombinasjonssøk på flere begreper, eller et enkelt søk slik følgende bilde viser hvor søkebegrepet Internnummer er valgt sammen med en tastekombinasjon.

Definisjon av et nytt søk på internnummer

Søkevinduet kan nå for eksempel se ut som følger hvor det er definert opp 2 nye søk bak tastekombinasjon 8 og Ctrl+8.
(Har her valgt Ctrl+8 for mobilnummer ettersom Ctrl allerede er en kjent assosiasjon for mobilnummeret når en abonnent er markert i søkevinduet i Trio Agent. Ctrl veksler mellom Internnummer og Mobilnummer slik at man raskt kan ringe direkte til mobil med Ctrl+NumEnter):

To nye søkealternativer er definert

I Trio Agent kan det nå utføres søk med de nye tastekombinasjonene. Merk at man må taste hele telefonnummeret slik det er registrert i Company Directory. I situasjoner der numrene er registrert på E.164 format må + skrives inn fra qwerty-delen av tastaturet, mens nummeret må tastes inn fra det numeriske tastaturet. Årsaken til dette er jo de øvrige definerte tastatursnarveiene som er tilegnet + ved numerisk tastatur og tallrekken på qwerty-delen av tastaturet. Alternativt kan man benytte stjerne/asterisk (*) for å ha åpne treff i søkeresultatet. Eksempel "+477111*" eller "*9608".

Eksempel på søk etter telefonnummer med wildcard(*) ved bruk av definert tastekombinasjon

Oppdatering for Trio Enterprise 7.0

I Trio Enterprise 7.0 kom det en mulighet for å definere inn multifeltsøk som hurtigtast. Jeg har derfor justert mitt oppsett av søkesnarveier til følgende:


Multifeltsøk på plass fra TE 7.0 sammen med mitt oppsett for søk etter telefonnummer

Det finnes som du skjønner mange måter å tilpasse Trio Enterprise til de behov man måtte ha. Ta gjerne kontakt med oss i Serit om du ønsker hjelp med din Trio eller UC løsning.

MbN dobbeltanrop mot Lync/Trio

Telenor har definert sin integrasjon med Skype for Busines (aka Lync) i form av dobbeltanrop fra mobil og inn til Skype for Business. Da er det ikke kjekt dersom Trio VoiceGuide besvarer samtalen for SfB brukere som er avlogget.

Telenor Mobilt Bedriftsnett (MbN) kombinert med Skype for Business (SfB) og Trio Enterprise (TE) kombinert med Skype for Business (SfB) er begge meget gode og intelligente integrasjoner. I enkelte tilfeller kommer vi over situasjoner hvor kunder ønsker en kombinasjon av MbN, SfB og TE. Man kan da få en lunefull løsning som må temmes på riktig vis.

MbN og SfB
En løsning med MbN og SfB holder som oftest mobilnummeret som primærnummer med et dobbeltanrop inn mot SfB. Når brukere ringer ut fra SfB settes mobilnummeret opp som visningsnummer. Isolert sett fungerer dette meget godt og man har mye intelligens i MbN plattformen som håndterer taleflyt og routing. Man må likevel passe på å ikke samtidig gjøre Microsoft sin metode for å integrere med mobiltelefon - dobbeltanrop fra SfB og ut igjen til MbN. Det gir sirkulærringing som er omtalt i et tidligere innlegg.

Trio og SfB
En løsning med Trio og SfB vil være en løsning som lett kan erstatte en tradisjonell telefonsentral samtidig som Trio tilfører et kraftig callsenter med mange tilgjengelige moduler. Om en bruker er avlogget elle ikke svarer en innkommende samtale til SfB vil Trio håndtere samtalen og sikre at innringer får svar. Trio vil også kunne gi effektiv fraværshåndtering mot Sfb (og også mot MbN) og eller være en naturlig brobygger mellom kommunikasjonsplattformer i bedriften.

MbN med Trio og SfB - Problematikk med dobbeltanrop
En problemstilling som lett oppstår om man kombinerer MbN løsningen med Trio og SfB er at mobiltelefonen slutter å ringe i det en bruker logger seg ut av sin SfB klient. Årsaken til dette er at Trio da besvarer alle innkommende anrop til den avloggede SfB klienten og tidligere har vi jo sett at MbN dobbeltanrop viderefører alle mobilsamtaler inn til SfB.



Mobiltelefon og Skype for Business mottar samtalen samtidig




Skype for Business er avlogget og Trio besvarer samtalen umiddelbart med VoiceGuide

Dersom man skal gjøre en slik type integrasjon må man gjøre noen avveininger i forhold til standard konfigurasjonene. Finn ut hva man verdsetter mest med de to løsningene og gjør tilpassinger i oppsettet etter disse verdiene.

Alt1: Bruke MbN dobbeltanrop
Dersom man ønsker å prioritere MbN løsningen i forbindelse med problemstillingen rundt dobbeltanrop som beskrevet kan følgende oppsett fungere med dobbeltanrop:

• Sett Trio PresenceRouting sitt Offline parameter til Extension Open.
  Enten som en global setting, eller ved personlige tilpassinger.

• Sett Call Forwarding Off i SfB klienten til brukeren.
  Enten lokalt på klienten eller via SEFAutil på server.

Summen av disse settingene vil sørge for at SfB nummeret til brukeren blir oppfattet som åpent selv om SfB klienten er avlogget. Trio VoiceGuide vil da ikke besvare samtalen. Her er det da logikken i MbN som vil være gjeldende og den innkommende samtalen vil ringe uforstyrret på brukerens mobiltelefon.

Alt2: Ikke bruke MbN dobbeltanrop
Dersom man ønsker å prioritere Trio sin løsning må man enkelt og greit skru av dobbeltanrop i MbN. Da vil mobiltelefonen fortsatt kunne ringe selv om man er avlogget SfB klienten.


MbN med Trio og SfB - Problematikk med mobilstatus
Vi har også erfart problemstillinger i forbindelse med mobilstatus hvor Telenor også rapporterer status på SfB numrene over samme API som de rapporterer mobilstatus på. Årsaken til dette er at SfB numrene ligger inne på aktiv avtale i MbN numrene er knyttet til brukerne i MbN på samme vis som mobilnummeret. Når brukeren da er opptatt i en samtale vil dette bli markert over API'et uavhengig av nummer.

Følger av dette vil blant annet være:


• Trio vil kunne komme til å vise ikon for mobilstatus på brukere som ikke har mobiltelefon gjennom bedriften.

Eksempel på mobilstatus for brukere uten mobilnummer

• Problemer med oppretting av samtaler dersom man har satt Trio PresenceRouting sitt BusyOnMobile parameter til Extension Closed.

MbN med Trio og SfB - Problematikk ved fraværsmarkering
Om man gjør en fraværsmarkering av en bruker i Trio som er integrert med Telenor Mobilt Bedriftsnett vil status bli oppdatert på mobilabonnementet i Mobilt Bedriftsnett. Slik vil man kunne gjøre en effektiv fraværsmarkering av både mobil og kontortelefon.

En utfordring i denne sammenheng oppleves dersom man benytter dobbeltanrop fra mobiltelefonen og inn mot Lync/Kontortelefon. Dersom innringer velger å taste 4 på talemeldingen hos Telenor Mobil for å bryte gjennom fraværet vil dobbeltanropet sende samtalen til mobiltelefon og Lync/Fasttelefon. Der vil Trio VoiceGuide igjen terminere samtalen med opplest fravær.

Dersom dette skal fungere skikkelig bør det være en mulighet i Telenor Mobilt Bedriftsnett for å definere hvilke nummer som skal ringe når noen velger å bryte gjennom fraværet med tastevalg 4. Der må da kun mobilnummeret settes inn for å unngå å havne i Trio VoiceGuide og få opplest fravær igjen.

Eksempel på ønsket taleflyt om man kan definere kun mobiltelefon bak tastevalget for å bryte gjennom en fraværsmarkering i Telenor Mobilt Bedriftsnett.

Ta gjerne kontakt om du har behov for å diskutere disse problemstillingene eller legg igjen en kommentar her om du har egne erfaringer rundt dette.

Kan man sette behandling av epost i Trio på pause?

Trio Enterprise kan benyttes til mye mer enn bare telefoni. Mange kjører også epost inn i kømotoren til Trio for slik å sikre raske svar, kompetansebasert fordeling og ikke minst statistikk på mengden epost som behandles. Dette kan imidlertid være en utfordring på morgenen når epost køen kan være lang etter natten, bemanningen er svak og telefonlinjene åpnes. Da kan man risikere at svartidene på telefon blir rammet som følge av eposter som oppholder agentene.

Det kan finnes mange alternative løsninger på denne problemstillingen, og jeg vil her forsøke å kaste lys over noen måter å løse denne problemstillingen på.

Rollebasert kompetanseveksling
Agentene kan få tildelt forskjellige Roller i Trio hvor man for eksempel har en rolle hvor epost er utelatt. Da kan agentene velge å benytte en rolle uten e-post når de ser at pågangen på telefoni er stor.

Fordelen med dette er at Agentene får egen styring på dette og dermed større eierskap og ansvar til tjenesten. Bakdelen kan være at noen kan velge bort epost av hensyn til egen bekvemmelighet. Erfaringer viser likevel at de kundesenter som gir større ansvar til sine agenter får bedre tjenestegrader tilbake.

Rollebaserte kompetanseveksling

Pause eposttjenesten
De som har rettigheter som administratori kundesenteret kan via Tjenestevinduet kunne sette Epost-tjenesten på Pause. Dette vil da stoppe utdeling av oppgaver som ligger til denne tjenesten og agentene kan dermed jobbe med øvrige tildelte oppgaver som telefonsamtaler. Innkommende eposter vil i mellomtiden legge seg i kø.

Fordelen med dette er igjen at man kan styre åpningen basert på skjønn, men igjen kan man komme ut for at skjønn og bekvemmelighet kan gå på akkord med hverandre - for ikke å snakke om menneskelige feil som kan skje for eksempel ved at man glemmer å åpne tjenesten igjen.

Pausing av Tjeneste fra Tjenestevinduet

Automatikk
I mange tilfeller er det derfor en automatisk rutine man er på jakt etter for å kontrollert kunne begrense fordelingen av innkommen epost til gitte tidspunkt av arbeidsdagen. Det finnes i dag automatiske rutiner knyttet til åpningstider, men åpningstider vil bare begrense tilgangen inn til en tjeneste.

Om man stenger en tjeneste ved hjelp av åpningstider vil man bare hindre at nye oppgaver (her: epost) kommer inn til en tjeneste. Oppgaver som allerede er lagt inn i kø vil derfor bli fordelt ut til agentene som er pålogget. Dette vil derfor ikke fungere i situasjoner som beskrevet over hvor man gjerne har en lang kø etter en helg/natt som så drukner innkommende telefoner. I slike situasjoner er det pausing av tjenesten som gjelder.

En automatisk pausefunksjon kan derfor være noe man ønsker seg. Dette finnes ikke, men om man leter litt i logger kan man finne hvilke kommandoer som sendes til systemet når man manuelt pauser en tjeneste. På bakgrunn av denne kunskapen kan det bygges script som kjøres ved gitte klokkeslett. Slik kan man oppnå en helautomatisk løsning rundt pausing av en eposttjeneste slik at agenter kan betjene telefoni på best mulig måte i perioder på dagen med høgt trykk pr. tilgjengelig agent.

Eksempel på schedulerte script som setter og fjerner Pause på en tjeneste til gitte tidspunkt

Eksempel på tjeneste som har blitt pauset automatisk av script

Ta gjerne kontakt med oss i Serit om dette er interessant å teste for ditt kundesenter. Legg gjerne inn en kommentar under her også om du har tanker rundt dette.

IVR valg i Trio Agent og Statistikk

IVR oppsett er ofte en naturlig del av en Trio Enterprise installasjon hvor man med tastevalg kan lede innringere direkte til de ressurser de ønsker å snakke med. Kunsten er ofte å se hvilke valg som er gjort for så å tilpasse oppsettet mot en best mulig tjeneste.

En IVR meny består i sin aller enkleste form av en opplest meny med tilhørende tastevalg og gjerne et utløp fra menyen basert på timeout som ikke krever tastevalg. Dette er jo et enkelt filter for å lede innkommende trafikk til riktig personell i en bedrift. Utfordringen er å kunne se hvilke valg som faktisk gjøres her av innringerne. Velger kundene riktig, eller kommer de stadig til feil personell som i ettertid må sette samtaler videre?

Et fint verktøy for å kunne være med å måle dette er muligheten for å merke samtalen med det aktuelle tastevalget som ble gjort - eller ikke gjort. Dette kan da være til fin hjelp for å tolke bruken av IVR menyen for så å gjøre rettledning av kunder som ofte taster feil, eller tilpasse menyen for enklere forståelse for innringerne.

Følgende bilde viser en tilpasset Trio Enterprise Agent hvor tastevalget innringer har gjort på gjeldende samtale vises (1). Bildet viser også hvilke tastevalg innringer har gjort ved tidligere samtaler til kundesenteret (2):

Tastevalg vist i Agenten ved innkommende samtale

Følgende bilde viser ett eksempel på hvordan tastevalgene kan være synlig i statistikken. Tastevalg X er her samtaler hvor innringer ikke har gjort noen valg men gått videre på timeout:

Tastevalg vist i Customer Excel rapport

Legg gjerne igjen en kommentar under her på hvordan du opplever dette. Om dette er funksjonalitet du ønsker så ta gjerne kontakt for en prat med oss i Serit!

SMS svar til Trio Callback

SMS integrasjon i Trio er et fint tillegg til sentralbord og callcenter som delvis er beskrevet tidligere på denne bloggen. En mulighet som mange ønsker, men som ikke er direkte tilgjengelig er å kunne sende SMS som svar til kunder som har valgt å benytte Callback. Her kommer to alternative løsninger for å oppnå dette.

SMS til Callback kunde ved ikke svar

Kunder som legger igjen en Callback er jo i utgangspunktet en kunde som ønsker å snakke med et kundesenter uten å selv aktivt være ventende ved sin plass i køen. I utgangspunktet skal man jo da ringe tilbake til kunden når den registrerte callback kommer opp i køen. I tilfeller hvor kunden ikke svarer er det høflig å legge kunden tilbake i køen for så å gjøre en oppringing igjen i løpet av kort tid. Om kunden viser seg å være vanskelig å få kontakt med vil det kunne være fint å sende en SMS om at kundesenteret har forsøkt å ringe. Dette kan ikke gjøres som standard i Trio Agent, men med litt tilpassing vil det kunne la seg løse på følgende vis:

1. Om man ikke når kunden kommer det en dialog hvor man kan velge å legge kundens callback tilbake i køen eller avslutte callback. Her burde det vært et SMS valg, men det er det ikke.
2. Har her tilpasset Trio Agent med et eget menyvalg.
3. Velger her valget Kunde SMS.
4. Får nå opp en epost som vil gå ut som en SMS til kunden hvor vi kan informere om at vi har forsøkt å nå kunden før vi avslutter Callback oppgaven.

SMS til Callback kunder fra statistikk - Lavinemelding på etterskudd

Ved kriser kan antallet Callback inn mot kundesenteret være så stort at det ikke er håndterlig. Normalt sett benyttes Lavinemelding for å informere kunder om kjente feil for å unngå et stort trykk på kundesenter i form av samtaler og callbacks. Dersom det likevel skulle komme inn et stort antall callbacks før en lavinemelding blir lagt inn, ville det vært fint å kunne betjene disse samtalene vis SMS - omtrent som en lavinemelding på etterskudd.

Dette kan løses ved å hente ut telefonnumrene fra statistikken, for eksempel fra Customer Report. Marker der ønskede telefonnumre og kopier de til clipboard. Her er dette vist i et eksempel hvor hundrevis av Callbacks ble terminert uten å ringe tilbake. Markerer her telefonnumrene og kopierer disse:

Kopierer med de telefonnummer som skal få SMS tilbakemelding

Har så en Excel mal hvor de kopierte numrene kan limes inn for så å generere URL for generering av SMS meldinger for utsending til de mange Callback som ble lagt inn før Lavinemelding. Kan da enkelt tilpasse en melding som sendes ut som en Lavinemelding på etterskudd.

Eksempel på bruk av Excel mal for SMS til kunder

Hvorvidt dette er god kundebehandling kan diskuteres. Jeg har her beskrevet en måte å løse dette ved hjelp av de tekniske hjelpemidler vi har for hånden. Dette kan benyttes som beskrevet, men det kan utmerket godt benyttes som grunnlag for videre utvikling og tilpassing.

Legg gjerne inn en kommentar på dette innlegget eller ta direkte kontakt med oss i Serit om dette er noe du trenger hjelp til å få på plass.

Trio Visit - Enkelte besøkende legges ikke i kø

Trio Visit er et fantastisk spennende produkt for å håndtere besøkende til et firma. Produktet har flere spennende moduler og funksjoner for å registrere og håndtere besøkende inn mot tjenester i Trio eller personer i firmaet. Enkelte ganger har vi imidlertid sett at brukere som registrerer seg selv inn ikke blir fanget skikkelig opp av systemet.

Trio sin selvregistreringsklient er et fint system å ha stående i resepsjonsområdet for å la kunder og besøkende registrere seg selv ved ankomst. Systemet kan da legge vedkommende direkte inn i kø mot en tjeneste eller sende mail/sms direkte til ansatte som mottar besøket. Mailen kan til og med ha med bilde av vedkommende slik at de vet hvem de skal hente i resepsjonen. Her er ett eksempel på registreringsbilde man kan møte som besøkende til et firma som har Trio Visit:


Registreringsbilde hvor man kan velge å besøke en Tjeneste eller personer

Ved valg av besøk til en Tjeneste i firmaet vil man for eksempel komme til et registreringsbilde hvor man fører inn personlige data for så å bli lagt inn i kø. I utgangspunktet et idiotsikkert system, men det utdannes stadig smartere idioter. Vi har derfor sett at enkelte har greid å trykke seg gjennom selvregistreringen på en slik måte at systemet ikke har fanget de opp mot riktig Tjeneste i Trio. Nærmere undersøkelser viser at dette skjer om vedkommende svarer på uventet vis i for eksempel telefonfeltet ved registrering mot en tjeneste:

Tekst legges til i stedet for nummer i telefon feltet

Registreringsbildet melder om feil format

Legger til en tallverdi

Besøkende får da tilbakemelding om at han nå er registrert

Systemet gav her en tilbakemelding på skjermen om at besøket var registrert. Et trenet øye vil kunne se på etiketten som kom ut at ikke alt er som forventet ettersom det ikke står kønummer eller navn på tjenesten (forutsetter selvfølgelig at dette i utgangspunktet var lagt inn på etiketten):

Kønummer og Tjenestenavn mangler på kølappen

En avsjekk i Sentralbordklienten viser at den besøkende er registrert uten noen knytning mot en tjeneste. Dette betyr at den besøkende ikke er lagt i kø. Dermed vil han heller ikke bli hentet og betjent som forventet.


Besøkende er registrert uten knytning mot en tjeneste

Trio gir i skrivende stund kun en workarround for dette som går på å fjerne mobiltelefon feltet fra registreringsbildet:

Fjern denne haken for å fjerne mobilfeltet fra registreringen.

Fordelen med dette er jo at man unngår de nye smartere idiotene som taster feil verdier slik eksempelet over viser. Ulempen er at man ikke får inn mobiltelefon feltet som kan være viktig ved evakuering av bygget, noe Trio Visit støtter gjennom SMS varsling fra sin egen Security Manager modul:


Eksempel på sending av SMS til besøkende som fortsatt er inne

SMS mottatt av gjest - her er også epost til host vist i samme bilde

Å fjerne mobiltelefon feltet fra selvregistreringsklienten løser problemet hvor enkelte har vansker med å få registrert sin ankomst på skikkelig vis. Det innfører samtidig et problem med at man ikke har mulighet for å nå vedkommende via SMS under besøket via Trio sin egen Visit Security Manager. Jeg håper derfor at det kommer en fiks på dette i løpet av kort tid.

Oppdatering 20.03.2016

Har nå studert nyheter i ServicePack4 for Trio Enterprise 5.0 og ser der at det beskrevne problemet over her skal være fikset. Det betyr at vi nå kan legge tilbake igjen mobilfeltet som ble tatt bort.

Beskrivelse av problemet som nå er løst under ServicePack4 for TE5

VW e-remote uten landstrøm

Med min nye VW e-golf har jeg stor glede av de tjenester som tilbys via e-remote applikasjonen fra min Android. Nå på vinterstid er det spesielt gledelig med funksjonen for forhåndsvarming av bilen. Dette kan jo programmeres til faste tidspunkt hver dag, og det kan startes AdHoc direkte fra applikasjonen.

Som fersk e-bil sjåfør er det jo litt skremmende å se en "tankmåler" med aktivitet, men det er noe man raskt venner seg til - adferden tilpasses. Et godt hjelpemiddel for å begrense kraftbruken er jo å forvarme bilen mens den er tilknyttet landstrøm - da har man en god og varm bil å sette seg inn i når turen starter samtidig som batteriet er fullt.

Forvarmet bil er en funksjon man raskt blir glad i. Utfordringen er jo at man ikke alltid er koblet til landstrøm når man parkerer.

Vinterparkering uten landstrøm

Det finnes heldigvis en mulighet for å stille inn bilen til å kunne forvarme med kraft fra batteriet. Dette vil jo gå ut over kjørelengden, så det er ikke alltid dette er en mulighet man vurderer. Man må derfor være oppmerksom dersom man aktiverer denne muligheten og samtidig har på automatiske oppvarminger til gitte tidspunkt - da kan man få seg en overraskelse. Heldigvis er det begrenset lengde for hvor lenge forvarmingen går før den slår seg av igjen av seg selv.

Selve innstillingen gjør man under CAR - INNSTILLINGER - INNSTILLINGER FOR ELEKTRISK KJØRING/LADING. Sett der hake for "Tillat klimaregulering via batteriet"

Mulighet for å tillate klimaregulering via batteriet.

Etter at denne settingen er satt i bilen har man tilgang til å starte klimareguleringen fra e-remote appen selv om bilen ikke er tilkoblet landstrøm.

Klimaregulering er aktiv i e-remote appen

Da kan jeg nyte godt av forvarmet bil og tilnærmet isfri ruter selv om bilen står parkert på frittstående parkeringsplass. Husk imidlertid på at dette går på bekostning av kjørelengde!

Klar for tur i forvarmet e-golf

Trio - Admin og Calendar view fungerer ikke fra Agent

Fra Trio Agent 6.X har det kommet muligheter for å administrere innslag i Company Directory direkte fra Trio Agent, noe som forenkler vedlikehold av data for de som jobber i Sentralbord med Trio Agent.

Denne nye funksjonen med å redigere abonnenter i Company Directory åpner for en enklere og raskere administrasjon av dataene. Når en Agent nå ser informasjon som ikke er korrekt er det nå enkelt å redigere dette direkte.

Rediger abonnent er nå mulig direkte fra Trio Agent

Jeg har enkelte ganger sett at dette valget ikke har fungert. Det første som er naturlig å sjekke i den sammenheng er at den innloggede Agenten har CD Administrator rettigheter, noe som er nødvendig for å kunne vedlikeholde innholdet i Company Directory. Dette løser stort sett opp de fleste problemer knyttet til dette.

Jeg har likevel sett situasjoner hvor Agenten likevel ikke har fått redigert abonnenter direkte. Det viste seg da at klienten forsøkte å nå server over TCP port 8855. Dette er en port som opprinnelig ikke stod i Technical Requirements for Trio Enterprise 6.0. I strenge miljøer hvor denne porten ikke var åpnet fungerte dermed ikke valget Rediger abonnent. Etter å ha åpnet for TCP 8855 fungerte valget som forventet.

Logging som viser at klienten kontakter server over port 8855 ved bruk av funksjonen

Merk at dette også gjelder den nye funksjonen Vis kalender som kom samtidig som Rediger abonnent valget. Begge baserer seg på tett integrasjon med Trio Administrator i bakgrunn som tydeligvis er den nye komponenten som setter det nye portkravet. Technical Requirements er nå oppdatert med denne nye porten.

Trio - ikke kontakt med modul for autentisering

Ved enkelte anledninger har jeg kommet over en melding om at Trio Agent ikke får kontakt med modul for autentisering. Resultatet av dette er at bruker ikke får logget inn fra gjeldende PC.

Problemet har kommet ved bytte av PC'er eller ved oppgradering fra Trio Enterprise 5.X til Trio Enterprise 6.X. Det naturlige er å sjekke at trafikk ikke er sperret mellom klient og server samt at brukeren får logget inn fra andre maskiner. Meldingen ser ut som følger ved forsøk på å logge inn:

Innloggingsfeil: Får ikke kontakt med modulen for autentisering

Det viser seg at Trio Agent fra versjon 6.0 krever Microsoft .Net 4.5 installert på klienten selv om dette ikke er benevnt i Technical Requirements for Trio Enterprise 6.0 (rev.no 4). Installasjon av .Net 4.5 løser opp i dette problemet og lar klienten logge inn.

Oppdatering: Rev. no 7 av dokumentasjonen nevner nå kravet om .Net 4.5

Lokal brannmur og antivirus

Har også sett at lokal brannmur og eventuelt antivirus på Agent PC har hindret innlogging og gitt feilmeldingen "Får ikke kontakt med modul for autentisering". Det typiske i denne sammenheng er at flere maskiner har blitt hindret innlogging over natten. Disabling av antivirus på en problemPC har så åpnet for innlogging. Videre feilsøking i loggfiler til McAffee førte til løsning ved å kjøre EI.AUTHCLIENT.EXE inn på liste over godkjente hvitelistede applikasjoner. Da fungerte innlogging for hele kundesenteret igjen. Problemet var da et resultat av automatisk oppdatering av antivirus motoren til McAffee. Det kan tenkes at oppdatering av Trio Agent klient i ettertid kan skape innloggingsproblemer dersom signaturen til EI.AUTHCLIENT.EXE endrer seg. Da må i tilfelle hvitelistingen av applikasjonen gjøres på nytt.

Beslektet problemstilling ved autentisering

Ved enkelte anledninger har jeg også sett at man ikke får logget inn i noen klienter - selv på server. Har da fått variasjoner ala følgende ved forsøk på innlogging:

Eksempel på feilmelding fra Trio Administrator og Trio Agent

Dette har ofte blitt løst opp ved å kjøre en IISRESET på serveren.

IISRESET på Trio server kan løse opp i autentiseringsproblemer

Loggfil

Trio loggfilen Authbridge.log på Agent PC er ellers et bra sted å lete etter feilsituasjoner knyttet til pålogging.
McAffe logger til området %deflogdir% og loggfilene der kan gi indikasjoner på om den slår ut på noe.

Office365 Calendar integrasjon i Trio Enterprise 6.0

Trio Enterprise kan settes opp mot Office365 som både Mail Monitor og med kalender integrasjon. I forbindelse med kalenderintegrasjonen har jeg funnet et problem med at det ikke er mulig å utelate Subject fra å bli visende inn til Agenter.

Bruk av kalenderintegrasjon mot Trio er jo som tidligere beskrevet en av suksessfaktorene bak innføringen av Trio i en organisasjon. Trio oppsettet mot kalender i Office365 kan basere seg på tilgjengelighets status eller på triokoder i emnefeltet. Det finnes også en mulighet for å ikke importere selve emnefeltet inn til Trio. Det er her det har blitt oppdaget et problem i Trio opp mot Office 365 hvor emnefeltet blir synlig selv om konfigurasjonen er satt til å ikke vise emnefeltet. Problemet er bekreftet helt opp til Trio Enterprise 6.0 ServicePack1 HotFix4.

Har fått en ny versjon av Trio.API.CalendarFramework.dll som skal håndtere dette på en bedre måte. Samtidig har det kommet ny informasjon om valg av Exchange versjon i oppsettet mot Office365. Tester viser nå at dette endelig er fikset. Antar at dette er en fiks som vil bli tatt med i en senere oppdatering av programvare og dokumentasjon.

The migration from Workstation to Surface

I have always sticked to high end, expensive, heavy and noisy laptops in the workstation genre. Recently I decided to test out a more lightweight tool and exchanged my HP Elitebook 8540w with a Microsoft Surface with Windows 10 Enterprise. Here are some experiences from this travel.

The physics

When changing from the Elitebook to the Surface I did miss the built in SIM card, the numeric keypad, the full-size keyboard, the DVD unit, a bunch of USB ports and the fingerprint reader. At the same time I did loose a lot of heavy weight, both on the computer itself, but also at the power supply! The new Surface Pro 3 is the one with the highest technical specification, but it is still a light weighted unit. I do believe that the external power supply unit for my old workstation was heavier than the new Surface device.

The Surface is smaller, but it is lacking the connections I have been used to on my workstation

The keyboard

I was kind of skeptical to the new keyboard. It seemed to be of a poor quality, but it has surprised me in a positive way. It is great to use in my daily consultancy work out at customers where the keys feels good and responsive and the trackpad is Ok. I had to learn a couple of new keyboard shortcuts (screenshot etc), but that was not a problem - #neverstoplearning! It is also easy to remove the keyboard from the device giving me a super handy and powerful tool for field work.

Don't underestimate this keyboard - it is actually pretty ok

The monitor

I like the monitor a lot. It has a lovely resolution with great colors, and not to forget - it is a touch monitor. The touch function has been used more than I could ever imagine. I use it for scrolling, zooming and navigating. The touch screen in combination with the pen gives me a whole new integrated way of using my Windows device.

The missing interfaces

As mentioned, I was kind of skeptical to the missing interfaces. I have been used to have a built in SIM card, numeric keypad, full-size keyboard, DVD unit, fingerprint reader and a bunch of USB ports. The new Windows Surface device had one (1) USB port! But - I am willing to give this a test drive! After all when I am at my office (at work or home), the device is connected to docking stations with external devices compensating the peripherals, and in fact I can't remember the last time I really needed a DVD unit. As far as the SIM card, I can always share internet from my cell-phone whenever I am out of service for a decent Wi-Fi network.

My conclusion

After some time of usage, my personal conclusion is positive - very positive. The device is a high performance device serving me well. It is a light weighted device allowing me for a lighter commute. 

I notice that more of my work is relating towards cloud work, and the Microsoft Surface seems to be a perfect match. Normally a travel to the cloud means a lot of noise, but not this time - the noise level has been significantly reduce on my switch from the Elitebook to the Surface device!