Applikasjon for å sette Outlook Signatur

Outlook har lenge hatt en funksjon hvor man kan sette inn sin personlige autosignatur. Utfordringer i større firma har ofte vært å få de ansatte til å benytte en uniform autosignatur oppdatert med personlige detaljer. Vi har derfor satt sammen en liten applikasjon som kan hjelpe med å sette bedriftens autosignatur utfylt med data hentet fra Active Directory.

Er du lei av å skrive din kontaktinformasjon i slutten av hver epost du sender? Outlook har funksjoner for å automatisk sette inn en epostsignatur i hver melding du sender ut. Det eneste du må gjøre er å opprette en signatur som så settes som standard for meldinger sendt fra din Outlook profil.

Lange manuelle rutiner?

Autosignatur har vært standardfunksjonalitet i Outlook i mange versjoner bakover og fremgangsmåten er godt beskrevet for eksempel hos Microsoft. Som du ser så er det relativt mange punkter man må gjennom. Om man samtidig skal ta med bedriftens krav om formatering av autosignaturen kan man raskt få en lang avhandling som de ansatte må forholde seg til.

Enkelt med en applikasjon

Vi har derfor utviklet en liten applikasjon som gjør det mulig å la hver enkelt ansatt enkelt oppdatere sin Outlook Autosignatur i henhold til bedriftens standarder. Personlige data blir hentet fra Active Directory (AD) under generering av autosignaturen. Signaturen settes så inn på standard sted i brukerens Outlook og settes så aktiv for nye mailer og ved besvarelse av mailer. Slik er man sikret at kontaktinformasjon for bedriftens ansatte alltid er lett tilgjengelig for de som man kommuniserer mot. Benytter du Outlook på mobilen, må signaturen settes der også. En fin rutine for dette er beskrevet i egen bloggpost.

Ikke la dine kontaktpersoner måte lete etter din kontaktinformasjon

Mange fordeler

Bruken av denne applikasjonen gir dere:
- Enkelt oppsett av enhetlig og profesjonell epostsignatur for ansatte.
- Enhetlig profil utad mot kunder og samarbeidspartnere.
- Signatur med i alle eposter sendt fra firmaet.
- Ryddig AD med oppdaterte data pr. ansatt

Personlige tilpassinger

Enkelte steder har vi lagt opp muligheter for personlig tilpassing innenfor bedriftens standarder.
Et eksempel på dette ser vi i følgende bilde hvor hver ansatt kan velge om kontoradressen skal være med og i tilfelle hvilken av bedriftens kontorsteder som skal vises. Det er her også lagt opp mulighet for å velge om kontaktinformasjon til Helpdesk skal være med

Personlige valg kan gjøres for hver enkelt bruker innenfor den gitte standarden.

Gjenbruk av data fra AD

Ettersom vi har basert oss på bruk av data lagt inn i AD for hver enkelt bruker vil det tvinges frem en kultur for å holde AD oppdatert med riktige data. Dette vil igjen være fordelaktig overfor andre løsninger som benytter disse dataene, eksempelvis Skype for Business, TRIO, Sharepoint, Exchange med mere.
Dersom AD ikke er oppdatert kan vi enkelt bistå med å raskt få disse oppdatert samt også legge til rette rutiner for fremtidig drift og vedlikehold av disse dataene.

Eksempel på personlige valg hvor også logo differensieres basert på brukerens valg

Rask og enkel tilrettelegging

Har du en definert bedriftsprofil for autosignatur skal det være raskt gjort å tilrettelegge dette for enkel implementasjon av autosignatur i Outlook hos brukerne. Ta kontakt om du ønsker å få dette satt opp for ditt firma.