Trio Visit - Enkelte besøkende legges ikke i kø

Trio Visit er et fantastisk spennende produkt for å håndtere besøkende til et firma. Produktet har flere spennende moduler og funksjoner for å registrere og håndtere besøkende inn mot tjenester i Trio eller personer i firmaet. Enkelte ganger har vi imidlertid sett at brukere som registrerer seg selv inn ikke blir fanget skikkelig opp av systemet.

Trio sin selvregistreringsklient er et fint system å ha stående i resepsjonsområdet for å la kunder og besøkende registrere seg selv ved ankomst. Systemet kan da legge vedkommende direkte inn i kø mot en tjeneste eller sende mail/sms direkte til ansatte som mottar besøket. Mailen kan til og med ha med bilde av vedkommende slik at de vet hvem de skal hente i resepsjonen. Her er ett eksempel på registreringsbilde man kan møte som besøkende til et firma som har Trio Visit:


Registreringsbilde hvor man kan velge å besøke en Tjeneste eller personer

Ved valg av besøk til en Tjeneste i firmaet vil man for eksempel komme til et registreringsbilde hvor man fører inn personlige data for så å bli lagt inn i kø. I utgangspunktet et idiotsikkert system, men det utdannes stadig smartere idioter. Vi har derfor sett at enkelte har greid å trykke seg gjennom selvregistreringen på en slik måte at systemet ikke har fanget de opp mot riktig Tjeneste i Trio. Nærmere undersøkelser viser at dette skjer om vedkommende svarer på uventet vis i for eksempel telefonfeltet ved registrering mot en tjeneste:

Tekst legges til i stedet for nummer i telefon feltet

Registreringsbildet melder om feil format

Legger til en tallverdi

Besøkende får da tilbakemelding om at han nå er registrert

Systemet gav her en tilbakemelding på skjermen om at besøket var registrert. Et trenet øye vil kunne se på etiketten som kom ut at ikke alt er som forventet ettersom det ikke står kønummer eller navn på tjenesten (forutsetter selvfølgelig at dette i utgangspunktet var lagt inn på etiketten):

Kønummer og Tjenestenavn mangler på kølappen

En avsjekk i Sentralbordklienten viser at den besøkende er registrert uten noen knytning mot en tjeneste. Dette betyr at den besøkende ikke er lagt i kø. Dermed vil han heller ikke bli hentet og betjent som forventet.


Besøkende er registrert uten knytning mot en tjeneste

Trio gir i skrivende stund kun en workarround for dette som går på å fjerne mobiltelefon feltet fra registreringsbildet:

Fjern denne haken for å fjerne mobilfeltet fra registreringen.

Fordelen med dette er jo at man unngår de nye smartere idiotene som taster feil verdier slik eksempelet over viser. Ulempen er at man ikke får inn mobiltelefon feltet som kan være viktig ved evakuering av bygget, noe Trio Visit støtter gjennom SMS varsling fra sin egen Security Manager modul:


Eksempel på sending av SMS til besøkende som fortsatt er inne

SMS mottatt av gjest - her er også epost til host vist i samme bilde

Å fjerne mobiltelefon feltet fra selvregistreringsklienten løser problemet hvor enkelte har vansker med å få registrert sin ankomst på skikkelig vis. Det innfører samtidig et problem med at man ikke har mulighet for å nå vedkommende via SMS under besøket via Trio sin egen Visit Security Manager. Jeg håper derfor at det kommer en fiks på dette i løpet av kort tid.

Oppdatering 20.03.2016

Har nå studert nyheter i ServicePack4 for Trio Enterprise 5.0 og ser der at det beskrevne problemet over her skal være fikset. Det betyr at vi nå kan legge tilbake igjen mobilfeltet som ble tatt bort.

Beskrivelse av problemet som nå er løst under ServicePack4 for TE5