Trio User - Ny klient for Trio

Trio har vært lenge i markedet, og viser stadig evne til å videreutvikle og forbedre seg. I sin siste versjon Trio Enterprise 7.1 kommer de med en ny klient for de brukerne som hverken jobber som ekspedient eller agent i systemet. Med dette retter de seg mot dagens trender med arbeidere som jobber fra flere typer terminaler og som gjerne er like mye utenfor kontoret som inne på kontoret.

Om Trio User

Den nye applikasjonen kalles Trio User og er en webbasert tjeneste. Det nye grensesnittet har en adaptiv utforming som gjør at den automatisk tilpasser seg skjermstørrelsen den åpnes opp på. Dette innebærer at bruken og utseendet er noe ulikt avhengig av hvilken type enhet man benytter. Funksjonene er likevel tilgjengelig på de plattformene som er støttet - PC, nettbrett og smarttelefon. Trio User støtter den nye Single-Sign-On rutinen til Trio.

Trio User skalert på mobiltelefon

Trio User åpnet på PC

Søk

Uansett hvilken side du befinner deg på i Trio User vises søkefeltet for søk i bedriftskatalogen helt øverst i bildet. Trio User vil søke automatisk i bedriftskatalogen etterhvert som du skriver i søkefeltet. Søket gjøres i tilgjengelige felt som fornavn, etternavn, mobilnummer, avdeling og tittel. Slik kan du raskt finne kolleger med oppdatert kontaktinformasjon og status. Er du usikker på stavelser kan søket kombineres med * for ukjente antall tegn eller ? for et ukjent tegn. Dette kan benyttes hvor som helst i søkebegrepet - i starten, slutten eller midt inne i te*ten..

Søk i Trio User fra mobiltelefon

Søkeresultatet vil bli sortert på etternavn etterfulgt av fornavn, avdeling og tittel. Trefflisten vil vise de 50 første treffene. Ved å trykke på en av radene i søketreffet vil du få opp full informasjon om personen. Fra søkeresultatet eller detaljinformasjonen kan det sendes epost, ringes direkte eller sende SMS. Mobilstatus og Presence vil også vises i Trio User dersom denne typen informasjon er tilgjenglig i deres Trio løsning.

Detaljvindu fra søk i Trio user på mobiltelefon. All informasjon og bilde kommer direkte fra Trio katalog.

Fravær

Jeg har tidligere beskrevet fraværssystemet i Trio Enterprise som nøkkelen til suksess. Trio User vil i søkeresultatet vise fravær som kolleger er inne i med egne ikoner. Detaljvisningen på en kollega vil også kunne vise fremtidige planlagte fravær.

Du vil også ha oversikt over dine egne fravær samt ha muligheten til å sette egne fravær direkte fra programmet. Trio User vil derfor være til stor hjelp for å styre ditt eget fravær, og da spesielt sporadiske fravær som ikke er planlagt inn gjennom kalenderkoblingen. Dette er typisk fravær som "Lunsj" og "Gått for Dagen" som beskrevet i tidligere artikkel om fravær - disse kan derfor med fordel legges opp som favoritter i Trio User slik du ser i første bildet i denne artikkelen. Fravær som legges gjennom Trio User vil på vanlig vis kunne stenge kontortelefon og mobiltelefon og gi opplest fravær om ønskelig.

Øvrige funksjoner

De som har Trio Talepost vil få tilgang til å administrere sin talepostkasse gjennom Trio User.

For enkel og rask tilgang til applikasjonen kan du lage en snarvei til Trio User på ditt skrivebord eller startskjerm. Dette gjøres i menyen på nettleseren og den vil da lede til den siden i Trio User som var i bruk når snarveien ble opprettet.

Eksempel på menyvalg for å legge til snarvei på startskjerm på Android mobiltelefon.

Snarvei på Android kan legges på skrivebord eller i mapper sammen med andre snarveier.

Videre utvikling

Det er ventet at det kommer til flere funksjoner til Trio User fremover og at Assistant for Web (POW) blir avviklet. Det er også sansynlig at Trio GuestWeb erstattes av Trio User. Det er betryggende å se hvordan Trio utvikler sitt produkt videre mot den mobile arbeidsstyrken.

Er dette en funksjon du ser glede og nytte av? Kunne du tenkt deg tilgang til dette på din arbeidsplass? Ta gjerne kontakt eller legg igjen en kommentar under rundt dette temaet.

Outlook App erstatter mail på mobil og nettbrett

Det finnes omtrent like mange applikasjoner for epost som det finnes tre i en middels norsk barskog. De adresserer alle et område som for mange oppfattes som personlig og hvor de fleste har forskjellige arbeidsvaner. For få år siden var det utenkelig at Microsoft skulle slippe Outlook for Android og iOS. Kan det nå tenkes at dette i dag er eneste riktige standard for jobbmail?

Epost applikasjoner er en morsom liten greie. På samme måte som nettlesere har vi benyttet de i alle evighet. Likevel er kravene og behovene annerledes i dag enn i 1999. Teknologien er mye lik, men brukeropplevelsen og kravet til sikkerhet har utviklet seg enormt.

Outlook uavhengig av plattform

I bedriftsammenheng har Microsoft Exchange vært dominerende som epost løsning, og gjennom Exchange Active Sync har vi lenge fått epost, kalender og kontakter inn på smarttelefonen. Dette har utviklet seg stadig. Serverplattformen har for de fleste etterhvert flyttet ut i Microsoft sin skyløsning, samtidig som de ansatte i større grad enn før ønsker tilgang fra personlige enheter. Dette øker nødvendigheten av sikkerhet rundt løsningen, noe som igjen setter premisser for hvilke epost applikasjoner som er fornuftig å benytte. Her seiler Microsoft Outlook opp som den beste og sikreste klienten for Android og iOS.

Ved hjelp av mekanismer i Microsoft sin skyløsning kan nå bedriften og brukernes kommunikasjon og data sikres. Dette krever dog at det er Microsoft sine egne applikasjoner som benyttes også på mobiler og nettbrett. Sikkerheten kan da ivaretas mellom Outlook, Word, Excel, OneDrive for Business, OneNote, Teams og andre applikasjoner fra Microsoft. Tilgangen mellom klient og server sikres da samtidig som dataene i applikasjone også sikres at de ikke kommer på avveie. Inntil nylig var epostadresse og passord det eneste man trengte for å sette opp epost på mobiltelefonen. Nå kan og vil det settes strengere krav for tilgangen til bedriftens data - dersom du vil ha epost på din telefon må reglene følges.

Outlook App tilpassinger

Outlook App på Android og iOS er relativt fersk, spesielt sammenlignet med Outlook på PC som ble lansert i 1997. I starten var Outlook app svært mangelfull, men den har nå utviklet seg til å bli den beste applikasjonen man kan ha for å betjene epost og kalender på mobiltelefonen. I utgangspunktet er Outlook App god. Jeg har likevel funnet at den krever noen enkle tilpasninger for å bli perfekt for meg. Heldigvis lar den seg tilpasse, og her kommer en liste over de endringer jeg har satt opp for meg selv:

Tilpassingene gjøres fra Settings menyen inne i Outlook.
Trykk oppe i venstre hjørne av Outlook for å få opp mappelisten med snarvei til Settings.
Bildene her er fra Android, men finnes også for iOS.
(trykk for større bilde)

Jeg pleier å tilpasse alternativene for å sveipe i Innboksen til min behov.
(trykk for større bilde)

Kan her velge hva som skjer når man sveiper til høgre og venstre.
Jeg har valgt at markere som lest/ulest ved sveiping til høgre.
Til venstre har jeg valgt å slette eposter.
(Trykk for større bilde)

Jeg har ellers satt opp en personlig autosignatur i Outlook App omtrent som i Outlook på PC.
Les forøvrig egen artikkel rundt autosignatur i Outlook på PC.
(Trykk for større bilde)

Autosignatur kopierte jeg med meg fra en mail sendt fra PC funnet i sendte elementer.
Den er noe tilpasset ettersom jeg ikke har rik tekstformatering her.
(Trykk for større bilde)

Organisering og visning av eposter oppleves bedre om man fjerner haken for "Organiser etter tråd". Dette gjelder spesielt opplevelsen ved å svare på epost.
(Trykk for større bilde)

Under Innstillinger - Kalender kan du sette på visning av ukenumre i Outlook kalenderen.

For å få med kontakter fra Outlook og inn i telefonens kontakter må selve kontoen tilpasses.
Dette forutsetter at denne muligheten ikke er låst ned sentralt.
(Trykk for større bilde)

Velg nå å synkronisere kontakter fra Outlook og inn på enheten. Ved bruk av Android Work Profile vil disse kontaktene nå legges i kontakter tilhørende den profilen. Dialoger fra disse kontaktene (sms etc) vil da bli markert som jobbdialoger.
(Trykk for større bilde)

På iOS har jeg valgt å legge inn Outlook, Teams og OneNote som valg under dele-knappen.
Dette settes enkelt opp med siste knappen på linjen.
(Trykk for større bilde)

Det kan være hensiktsmessig å fjerne visning av Outlook elementer på låstskjermen.
Her er eksempel fra iOS hvor man under Innstillinger - Varslinger - Outlook fjerne hake for å vise varsler på låst skjerm.
(Trykk for større bilde)

Kalenderbruk

Etter innføringen av Intune for administrasjon av mobile enheter og sikring av bedrifters data er det mange som mister kalenderinnslagene fra Outlook Kalender inn mot den innebygde kalenderen i iOS og Android. Dette kommer i tilfelle som en følge av at Intune er satt opp til å begrense Exchange synkronisering kun mot applikasjoner som lar seg administrere. Appen Microsoft Outlook er et eksempel på dette. Kalenderinnslagene fra bedriftskalenderen vil derfor kun være tilgjengelig gjennom applikasjonen Microsoft Outlook.

Det kan derfor være like greit å venne seg til å benytte kalenderen i Microsoft Outlook ved innføring av Intune. Bruk kalenderen til å opprette nye avtaler og følge opp agendaen din på jobb. Husk du kan tilpasse visningen.

Velg Kalenderdelen av Outlook Appen og tilpass visningen.
Prøv også kalenderen på nettbrettet i liggende visning.
(Trykk for større bilde)

Private kalendere inn i Outlook Kalender

Det har nå kommet mulighet for å legge de private kalenderne inne i Outlook appen (Google kalender, iTunes kalender og øvrige kalendere som er definert opp på enheten). Dette gjør at man da får en samlet visning over avtaler på jobb og privat direkte i Outlook kalender. Når aktuelle kalendere er lagt inn, kan man enklet velg hvilke som skal vises i menyen. Det blir da også mulig å opprette nye avtaler i de private kalenderne gjennom Outlook appen. Med denne utvidelsen har jeg nå min jobb og privat kalender tilgjengelig i Outlook. Jeg har tilgang til interessante delte kalendere på jobb og jeg har tilgang til familiens private Gmail kalendere direkte i Outlook kalender.

Trykk på "+" knappen inne på menyen i Outlook Kalender og du får tilgang til å legge til andre kalendere på enheten, delte kalendere fra Exchange, Gmail kalendere, iCloud kalendere med mere.

Jeg håper du finner noen av disse tipsene interessante. Har du andre tilpasninger du selv pleier å gjøre er jeg glad om du tipser meg om disse - legg gjerne igjen en kommentar under her. Ønsker du hjelp til å få kontroll over bedriftens data som bor ute på de ansattes mobiltelefoner kan vi i Serit bistå med dette - ta gjerne kontakt for å høre mer om mulighetene som finnes for å sikre at brukerne har riktige verktøy på sine mobiler og at dataene i verktøyene forblir sikre.

PowerBI MAP og plassering av byer på riktig sted

PowerBI er et utrolig kraftig verktøy for å sammenstille og vise data på nye og spennende måter. Herunder finnes også flere muligheter for å plotte grafikk i kart. Utfordringen her er ofte å få riktige byer på riktig sted i riktig land. Her kommer noen erfaringer på hvordan dette løses.

En forutsetning for å kunne plassere datamengder i kart, er at riktig data kategori blir valgt:

Velg geografiske data kategorier for felter med elementer av adresse i seg.

Når dette er gjennomført, ser du at det kommer en klode foran hvert felt:

Globen markerer at dette er kategorisert som adresse

Disse dataene kan nå benyttes i PowerBI visualiseringer som f.eks. MAP.

Jeg har opplevd problemer med at byer blir plassert i feil land. Et raskt søk på nettet viser at dette er et ganske vanlig problem. Dette kan løses med å lage et felt som spesifiserer land i tillegg til by med datakategorien "Place":

Poststed og land kombineres til et lokasjonsfelt med datakategorien Sted.

Disse stegene har stort sett fått poststed plassert på riktig sted, men vi har likevel opplevd å få feilplasseringer. Her er et eksempel hvor Kristiansund er plassert helt feil:

Eksempel hvor Kristiansund er plassert på feil sted i kartet.

PowerBI sin MAP virtualisering benytter BING Maps. Et søk etter "Kristiansund, Norway" i Bing Maps viser riktig posisjon i kartet:

Manuelt søk etter by i Bing gir riktig plassering

Ved nærmere ettersyn ser vi at PowerBI har navnet "Kristiansund N", og ikke bare "Kristiansund" på poststed. Gjør et søk i Bing Maps på "Kristiansund N, Norway" og ser da at jeg får feil plassering. Dette tyder på at ukjente steder for Bing blir plassert midt i landet de ikke kjenner igjen lokasjonsnavnet:

Søk etter "Kristiansund N" gir feil plassering.

For å få dette riktig må vi gjøre en liten tilpassing av dataverdiene i PowerBI. Dette gjøres med en en søk-erstatt rutine hvor " N" erstattes med "" (ingenting).

Erstatter her " N" med ingenting i datafeltet Poststed.

Etter det får jeg riktig plassering av Kristiansund og et par andre lokasjoner som hadde fått med " N" på slutten av navnet:

Alle bynavn har nå riktig plassering i PowerBI MAP

Alle fremtidige oppdateringer av datagrunnlaget går nå gjennom den samme logikken og tilpassingen i PowerBI og vil slik gi riktig visning. Dette eksempelet var fra en rapport som viste talestatistikk fra Trio Enterprise med geografiske posisjoneringer fra nummeroppslag mot Eniro. Ved å sammenstille data fra ulike kilder får man enormt spennende datagrunnlag å jobbe med i PowerBI. Man må kjenne til datagrunnlaget sitt og eventuelt gjøre enkle tilpasninger slik som demonstrert over her. Når det først er gjort har man i PowerBI et kraftig verktøy for å gi nye og unike innsikter i tallmaterialet!

Bruk av Trio fra laptop

De fleste som jobber i callsenter og sentralbord har sin faste arbeidsplass, men Trio Enterprise kan fint betjenes fra hvor som helst. Man er ikke knyttet til å sitte på en gitt lokasjon for å betjene løsningen!

Trio Enterprise har mye dynamikk i forhold til arbeidsmønster og arbeidssted. Kombineres dette med for eksempel Skype for Business som telefonklient har man en meget allsidig løsning som tillater en å betjene løsningen ut fra en sann free-seating modell.

Trio har jo mange muligheter for å betjene telefonkø gjennom klientløs pålogging, TrioCC app på smart telefoner og webklienter. De fleste foretrekker nok likevel å jobbe fra Trio Agent på PC så sant dette lar seg gjøre. Da har man full klient med alle integrasjoner, tastatursnarveier og annet tilgjengelig. Dette har jo tradisjonelt sett vært løst gjennom VPN eller bruk av Trio Agent i Citrix løsninger. Nå støttes også bruk av Microsoft Direct Access fra versjon 7.0 - har man dette kan man starte Trio Agent direkte på laptop når man er på reise uten å måtte tenke på noe annet enn at man må ha tilgang til Internet.

En utfordring som ofte dukker opp i forbindelse med mobile Trio arbeidere på laptop er fraværet av det numeriske tastaturet. Det er få laptoper som i dag blir levert med numerisk tastatur dersom man ikke er spesielt opptatt av dette når man bestiller maskinen. Når man benytter Trio Agent på PC er det jo som kjent på det numeriske tastaturet man utøver de telefontekniske øvelsene som å svare samtale, legge på samtale, sifrere nummer osv.

Laptop med numerisk tastatur blir mer og mer uvanlig

Har man havnet i uføret og fått en laptop uten numerisk tastatur og ønsker å jobbe mest effektivt når man er på farten, finnes det likevel noen gode alternative innfallsvinkler. Her er noen alternativer:

USB NumPad

Det finnes i dag mange forskjellige typer frittstående numeriske tastatur som kan benyttes. Disse kommer i både USB og trådløse utføringer. Utfordringen med trådløse varianter kan være knyttet til batteribruk samt muligheten for å miste den trådløse mottakeren som ofte følger med for bruk i PC. Jeg har også opplevd at enkelte leverandører av slike løsninger har sendt "Return" kommando i stedet for "Enter" kommando. Det kan derfor være greit å sjekke ut dette før man eventuelt anskaffer en.

Eksempel på ekstern numpad for bruk sammen med Laptop

USB mus med NumPad

Mange benytter ekstern mus når de jobber med laptop. Jeg har sett varianter av ekstern mus som har innebygd numerisk tastatur. Finner man en slik kan man møte to behov med et produkt - da får man færre enheter å dra på i vesken og man får mindre slitasje på kroppen ettersom det numeriske tastaturet alltid er for hånden.

Numerisk tastatur med musefunksjon - eller motsatt...

Konfigurere om søketaster

Det er enkelte som jobber med Trio Enterprise som aldri benytter tallrekken over tastaturet til de søkesnarveier som er konfigurert i Trio (søke folk på samme avdeling, med samme tittel osv), mens andre er helt avhengig av denne funksjonaliteten. Uansett kan du enkelt tilpasse disse søkesnarveiene slik at du kan benytte tallreken til å sifrere nummer i Trio Agent samtidig som du har enkel tilgang til hurtigsøkene. Jeg har tidligere skrevet en artikkel rundt disse søkesnarveiene. Her kommer et eksempel på tilpassing for bruk på Laptop uten tilgang til numerisk tastatur:

Her kan du justere dine søkealternativer i Trio Agent

1. Gå til Fil - Konfigurere Søk i Trio Agent.
2. Marker der søk som har tallverdi i tastekombinasjon og trykk på Endre.
3. Juster der snarveier til å ha med CTRL sammen med tallverdien og trykk Ok.

Nå har du et oppsett av søkesnarveier som tillater bruk av tallrekken til å sifrere nummer samtidig som du har mulighet til å utøve hurtigsøk i Company Directory med de nye tastekombinasjonene!

Et tilpasset oppsett for søkealternativ for bruk på Laptop uten numerisk tastatur

Kommenter gjerne under om du har andre gode ideer eller tanker rundt bruk av Trio Enterprise på bærbar PC, arbeid med Trio Enterprise når du er utenfor ditt vante kontormiljø eller har andre tanker som kom opp etter å ha lest denne teksten!

Korrekt innkjøpskompetanse har direkte effekt på bunnlinjen

Vi har tidligere beskrevet typiske endringer i IT miljøene til dagens SMB bedrifter. En indirekte følge av de endringene som skjer er en forskyvning av tekniske IT løsninger og valg av disse. Valgene pløyes gjerne helt ut til hver enkelt ansatt. Spørsmålet blir da om disse besitter den korrekte innkjøpskompetansen.

Innkjøp var tidligere typisk knyttet til IT avdelingen, men oppgaven har etter hvert forvitret ut til andre funksjoner i bedriften - i enkelte tilfeller helt ut til den enkelte ansatte. Samtidig ser vi tendenser til at flere og flere handler blir gjennomført direkte i nettbutikk. Her er ofte utvalget overveldende og sjansen for at man velger riktig produkt går proporsjonalt ned jo flere alternativer man får. Dette stiller større krav til innkjøpskompetansen – noe som har direkte effekt på bunnlinjen.

Skal man gjøre et innkjøp må man vite hvilket produkt som passer best til oppgaven som skal løses. Mange går etter pris, men det er ikke ensbetydende for kvalitet sett opp mot faktiske behov som skal løses. Det er ikke gitt at en maskin som er 30% dyrere gir potensielt like mye bedre effekt for jobben som skal løses.

Før en maskin skal kjøpes inn er det bra å vite hva den skal jobbe med for så å velge maskin ut fra det. HP har for eksempel sin Workstation Product Finder hvor brukerne kan oppgi hvilke applikasjoner de skal jobbe med for så å få forslag til passende produkter i forskjellige prisklasser. Det tilbys også spesielle driverpakker for gitte applikasjoner hvor gitte egenskaper slåes av eller på for best mulig utnyttelse av ressursene.

Bruk derfor en betrodd partner for bestilling og bruk vedkommende til å understøtte valg av løsning FØR bestilling. Da får man lettere fornøyde brukere som kan gå rett inn i produksjon med den mest effektive maskinen pr. investerte krone. Tid og kroner spart.

Relevante artikler:

• Vi er under angrep
• Hvordan beskytte den moderne arbeidsplassen
• IT - En verden i rask endring

Artikkelen var første gang publisert som en av flere artikler fra Simon på serit.no

IT - En verden i rask endring

Skiftningene i den teknologiske verden går stadig raskere. Endringer i teknologiske livsløp ble tidligere målt i dekader. Nå er endringene vanskelig å måle med sin flytende utvikling i skyen. For kort tid tilbake hadde alle organisasjoner egne IT personell for å drifte tung IT infrastruktur under eget tak. Vi ser nå at de tradisjonelle maskinrommene smuldrer bort sammen med det lokale IT personalet. Greier organisasjonene å henge med?

Den tunge infrastrukturen med store serverparker ute hos kunder forvitrer og løsninger materialiseres i skyløsninger. Krympede serverparker gir erfaringsmessig kutt i IT stillingene ute i næringslivet. IT-miljøene i SMB markedet forvitrer.

Samtidig som maskinrommene krymper ser vi at teknologien på arbeidspultene vokser. Det er stadig flere enheter koblet til nett pr ansatt i firmaet. Tendensen er også at de ansatte i større grad enn før ønsker å kunne bestemme egne plattformer å jobbe fra. Dette stiller også nye krav til rutiner rundt anskaffelse, drifting og avhending av teknologisk utstyr. Ansatte har gjerne også egne enheter som de ønsker å benytte i jobbsammenheng. De teknologiske grensene mellom jobb og privatliv viskes ut. 

Dette stiller nye krav til IT drift og sikkerhet i organisasjonen. Et større antall enheter pr. ansatt gir større behov for brukerstøtte. Antallet enheter gir større angrepsflater, spesielt om en andel av enhetene er i privat eie. 

Totalen av dette gir nye behov for driftsstøtte og tilgang til en kompetent Helpdesk som sluttbrukerne kan støtte seg direkte til. 

Microsoft er bygd ut for å støtte opp under de IT behovene som næringslivet har i dag. Der finnes verktøy for å underbygge de nye moderne driftsbehov.

Relevante artikler:

• Vi er under angrep
• Hvordan beskytte den moderne arbeidsplassen

Artikkelen var første gang publisert som en av flere artikler fra Simon på serit.no

Corporate Headshots - Social Media for Business

First impressions will always be important, but now that we conduct so many of our initial interactions online, virtual personal branding has become as important as the firm handshake once was in introducing yourself to the world. Hence a corporate headshot is an opportunity to portray a brand image to potential customers.

In business we spend a lot of money on branding across logos, websites, literature, packaging and premises. Is the photographic representation of you and your coworkers the place to scrimp on branding? Probably not. Whether you are posting your headshot on you Companys website, or want to post it on social media pages, you are always representing your business in one way or another. A professional headshot will put confidence into you business and make your clients more willing to deal with you.

Think about it for a moment - if you were searching for a new supplier and found that a certain company was a very viable supplier, but the corporate headshots had an unprofessional style - would you be willing to deal with this company? If you want to get the most out of your digital presence, a professional corporate headshot will allow you and your colleges to achieve a good appearance.

Getting the most from your head shot

If you decide to make corporate headshots of you and your company, you will have to deal with a lot of questions related to dress codes, style of the images etc. You need to book a photographer and put up a schedule for your co-workers to get photographed.

Me doing corporate headshots of  a company

Pictures received - now what?

Once the photo session is finished you will receive a portfolio of pictures from the photographer. Now you need a plan how to distribute and use these pictures in order to give the best return of Investment.

Corporate Headshost received - time to distribute and use the pictures

Social Media has been a large consumer of headshots for a long time. We have also seen headshots as impersonators in corporate software for a while. The challenge now will be to utilize the new portfolio of headshots over the wide array of software og systems supporting personal portraits.

Active Directory, Exchange and Skype for Business

Portraits can be added to each user account in Active Directory as a thumbnail. There are several tools available for this operation out on the wild internet. We have preferred a PowerShell script to deal with this operation. Pictures are being adjusted and exported to a folder in the format of sAMAccountName.jpg. The Powershell script will then add the corporate headshot to the correct person in Active Directory. The debut of Exchange 2010 and Outlook 2010 made the portrait from AD available in Exchange Global Address list. All out of sudden the new headshots are available in the Outlook clients to all employees in the company.

Corporate Headshots available in Exchange and Outlook

The thumbnails uploaded to Active Directory will also be visible for colleagues in Skype for Business:

Corporate Headshots as viewed in Skype for Business

AD-integrated thumbnails in Skype for Business will only be visible to internal users. Federated users will not have read access to the picture stored in Active Directory. In order to make your thumbnail portrait visible to federated partners you need to tweak your Skype for Business to allow pictures from a website. With this option available we can pick a portrait available on the Internet as a thumbnail photo in Skype for Business.
In order to have a streamlined distribution of the corporate headshots, we have created a website on the Skype for Business server with all headshots available in correct format. The website is populated with images from the same Powershell script populating AD with thumbnail photos. This will give all users a Skype for Business uniform corporate portrait visible to everyone - internally and externally!

Example of Skype for Business meeting where pictures of federated users are missing

3rd party systems

The Powershell script used for distribution of the corporate headshots can easily be customized to distribute pictures to other 3rd party systems. The following list contains examples of 3rd party systems where the powershell script has been used for picture distribution.

Trio Enterprise

Trio Enterprise has options to have corporate headshots for each individual person registered in Company Directory. Company Directory can be set to synchronize with Active Directory, but the thumbnail photo from AD can't be directly synced to Company Directory. By customizing the PowerShell script for distributing the corporate headshots, we have managed to incorporate Trio Enterprise into the automated picture distribution. Here are some examples of pictures as they appear in Trio Enterprise:

Corporate Headshot in Trio Enterprise Attendant

Corporate Headshot in Trio Enterprise Web Assistant

Corporate Headshot in Trio Enterprise Web Assistant

Web based solutions

The pictures has also been distributed to 3rd party web based solutions with information based on AD giving phone lists, employee lists, organization charts, doorsigns etc. These are handy tools for new coworkers in the company to match names and faces. Some screenshots just as an example:

Organization Chart with headshots

Department list with headshots

Title list with headshots

User information with headshot

Doorsign template with headshot

Contact Card VCF file

The best way to distribute your contact card in a digital way, is by use of VCF Contact Cards. These cards can in fact also contain a portrait. This will effectively distribute the new portraits and updated personal details to your contact persons outlook and mobile phones. The PowerShell script used to distribute the Corporate Headshots can also distribute pictures to be used in a VCF Contact Card routine. I have earlier described a routine for setting the Outlook Auto Signature based on details in AD. This has in some circumstances been extended to give a shortcut to an downloadable VCF file with appropriate updated contact details - included a fresh user portrait!.

Outlook AutoSignature with shortcut to updated VCF file



VCF file with updated details and corporate headshot

Windows 10 Profile Picture

Some fantasy and creative use of PowerShell and Group Policy can also automatically distribute the Corporate Headshots from AD as profile picture in Microsoft Windows 10.

Corporate Headshot as profile picture in Windows 10. ScreenLock background is also centrally managed.

Corporate Headshot picture in Windows 10

Office365

Microsoft Office 365 has Corporate Headshots heavily integrated in all services and modules. We have expanded the Powershell script to distribute the corporate headshots also to this platform. This gives the platform an extra social profile.

An example of corporate headshots in Delve from Microsoft Office 365

Corporate Headshots and other graphical branding through scripting

Scripting and customization of your standard products used by your employees on a day to day basis can take your branding interests to a higher level. This blog post has focused on corporate headshots. It could have been considerable longer if I did include other graphical branding possibilities available in your standard products in use at the office. 

A security concern!

Please do remember - these are small steps helping you increase your security since it will give your services a branded look which differs from standard solutions!

I would love to help you with these concerns! Please comment if you have a good story, some needs or experience related to this topic!