Booking of Exchange room resources in Teams

We are experiencing some problems related to booking of exchange room resources in Microsoft Teams. Some meetings are not booked in the Exchange room resource calendar which might result in problem with double-booking of the physical room and problems connecting to the meeting from a Skype Room System.

A Teams meeting can be booked from both Outlook Calendar and from the Microsoft Teams client. If you are booking the meeting in Outlook Calendar and the Teams meeting plug in, you can’t select a corresponding Teams Channel for the meeting. It is therefor preferable to use the meetings tab in the Teams Client for booking the Teams meeting. In order to have the Exchange Room Resources available in Microsoft Teams, you have to add the Exchange resources to distribution groups.

I have spent some time researching the problem with missing bookings from Teams meetings in Exchange room resources. The research made the following findings:

• If the room resource is selected before Team/Channel is selected, the room is not booked in the Exchange calendar for the room resource.
• If a Teams meeting with a meeting room is edited afterwards, the Exchange room calendar loses its booking.

I guess this will be fixed soon on the Microsoft Teams client. Until then, we have to make sure to do the booking variables correctly and in the correct sequence:

Choose Channel before meeting room

If you have any experience related to this issue, I would be glad to hear!

Trio User - Ny klient for Trio

Trio har vært lenge i markedet, og viser stadig evne til å videreutvikle og forbedre seg. I sin siste versjon Trio Enterprise 7.1 kommer de med en ny klient for de brukerne som hverken jobber som ekspedient eller agent i systemet. Med dette retter de seg mot dagens trender med arbeidere som jobber fra flere typer terminaler og som gjerne er like mye utenfor kontoret som inne på kontoret.

Om Trio User

Den nye applikasjonen kalles Trio User og er en webbasert tjeneste. Det nye grensesnittet har en adaptiv utforming som gjør at den automatisk tilpasser seg skjermstørrelsen den åpnes opp på. Dette innebærer at bruken og utseendet er noe ulikt avhengig av hvilken type enhet man benytter. Funksjonene er likevel tilgjengelig på de plattformene som er støttet - PC, nettbrett og smarttelefon. Trio User støtter den nye Single-Sign-On rutinen til Trio.

Trio User skalert på mobiltelefon

Trio User åpnet på PC

Søk

Uansett hvilken side du befinner deg på i Trio User vises søkefeltet for søk i bedriftskatalogen helt øverst i bildet. Trio User vil søke automatisk i bedriftskatalogen etterhvert som du skriver i søkefeltet. Søket gjøres i tilgjengelige felt som fornavn, etternavn, mobilnummer, avdeling og tittel. Slik kan du raskt finne kolleger med oppdatert kontaktinformasjon og status. Er du usikker på stavelser kan søket kombineres med * for ukjente antall tegn eller ? for et ukjent tegn. Dette kan benyttes hvor som helst i søkebegrepet - i starten, slutten eller midt inne i te*ten..

Søk i Trio User fra mobiltelefon

Søkeresultatet vil bli sortert på etternavn etterfulgt av fornavn, avdeling og tittel. Trefflisten vil vise de 50 første treffene. Ved å trykke på en av radene i søketreffet vil du få opp full informasjon om personen. Fra søkeresultatet eller detaljinformasjonen kan det sendes epost, ringes direkte eller sende SMS. Mobilstatus og Presence vil også vises i Trio User dersom denne typen informasjon er tilgjenglig i deres Trio løsning.

Detaljvindu fra søk i Trio user på mobiltelefon. All informasjon og bilde kommer direkte fra Trio katalog.

Fravær

Jeg har tidligere beskrevet fraværssystemet i Trio Enterprise som nøkkelen til suksess. Trio User vil i søkeresultatet vise fravær som kolleger er inne i med egne ikoner. Detaljvisningen på en kollega vil også kunne vise fremtidige planlagte fravær.

Du vil også ha oversikt over dine egne fravær samt ha muligheten til å sette egne fravær direkte fra programmet. Trio User vil derfor være til stor hjelp for å styre ditt eget fravær, og da spesielt sporadiske fravær som ikke er planlagt inn gjennom kalenderkoblingen. Dette er typisk fravær som "Lunsj" og "Gått for Dagen" som beskrevet i tidligere artikkel om fravær - disse kan derfor med fordel legges opp som favoritter i Trio User slik du ser i første bildet i denne artikkelen. Fravær som legges gjennom Trio User vil på vanlig vis kunne stenge kontortelefon og mobiltelefon og gi opplest fravær om ønskelig.

Øvrige funksjoner

De som har Trio Talepost vil få tilgang til å administrere sin talepostkasse gjennom Trio User.

For enkel og rask tilgang til applikasjonen kan du lage en snarvei til Trio User på ditt skrivebord eller startskjerm. Dette gjøres i menyen på nettleseren og den vil da lede til den siden i Trio User som var i bruk når snarveien ble opprettet.

Eksempel på menyvalg for å legge til snarvei på startskjerm på Android mobiltelefon.

Snarvei på Android kan legges på skrivebord eller i mapper sammen med andre snarveier.

Videre utvikling

Det er ventet at det kommer til flere funksjoner til Trio User fremover og at Assistant for Web (POW) blir avviklet. Det er også sansynlig at Trio GuestWeb erstattes av Trio User. Det er betryggende å se hvordan Trio utvikler sitt produkt videre mot den mobile arbeidsstyrken.

Er dette en funksjon du ser glede og nytte av? Kunne du tenkt deg tilgang til dette på din arbeidsplass? Ta gjerne kontakt eller legg igjen en kommentar under rundt dette temaet.

Outlook App erstatter mail på mobil og nettbrett

Det finnes omtrent like mange applikasjoner for epost som det finnes tre i en middels norsk barskog. De adresserer alle et område som for mange oppfattes som personlig og hvor de fleste har forskjellige arbeidsvaner. For få år siden var det utenkelig at Microsoft skulle slippe Outlook for Android og iOS. Kan det nå tenkes at dette i dag er eneste riktige standard for jobbmail?

Epost applikasjoner er en morsom liten greie. På samme måte som nettlesere har vi benyttet de i alle evighet. Likevel er kravene og behovene annerledes i dag enn i 1999. Teknologien er mye lik, men brukeropplevelsen og kravet til sikkerhet har utviklet seg enormt.

Outlook uavhengig av plattform

I bedriftsammenheng har Microsoft Exchange vært dominerende som epost løsning, og gjennom Exchange Active Sync har vi lenge fått epost, kalender og kontakter inn på smarttelefonen. Dette har utviklet seg stadig. Serverplattformen har for de fleste etterhvert flyttet ut i Microsoft sin skyløsning, samtidig som de ansatte i større grad enn før ønsker tilgang fra personlige enheter. Dette øker nødvendigheten av sikkerhet rundt løsningen, noe som igjen setter premisser for hvilke epost applikasjoner som er fornuftig å benytte. Her seiler Microsoft Outlook opp som den beste og sikreste klienten for Android og iOS.

Ved hjelp av mekanismer i Microsoft sin skyløsning kan nå bedriften og brukernes kommunikasjon og data sikres. Dette krever dog at det er Microsoft sine egne applikasjoner som benyttes også på mobiler og nettbrett. Sikkerheten kan da ivaretas mellom Outlook, Word, Excel, OneDrive for Business, OneNote, Teams og andre applikasjoner fra Microsoft. Tilgangen mellom klient og server sikres da samtidig som dataene i applikasjone også sikres at de ikke kommer på avveie. Inntil nylig var epostadresse og passord det eneste man trengte for å sette opp epost på mobiltelefonen. Nå kan og vil det settes strengere krav for tilgangen til bedriftens data - dersom du vil ha epost på din telefon må reglene følges.

Outlook App tilpassinger

Outlook App på Android og iOS er relativt fersk, spesielt sammenlignet med Outlook på PC som ble lansert i 1997. I starten var Outlook app svært mangelfull, men den har nå utviklet seg til å bli den beste applikasjonen man kan ha for å betjene epost og kalender på mobiltelefonen. I utgangspunktet er Outlook App god. Jeg har likevel funnet at den krever noen enkle tilpasninger for å bli perfekt for meg. Heldigvis lar den seg tilpasse, og her kommer en liste over de endringer jeg har satt opp for meg selv:

Tilpassingene gjøres fra Settings menyen inne i Outlook.
Trykk oppe i venstre hjørne av Outlook for å få opp mappelisten med snarvei til Settings.
Bildene her er fra Android, men finnes også for iOS.
(trykk for større bilde)

Jeg pleier å tilpasse alternativene for å sveipe i Innboksen til min behov.
(trykk for større bilde)

Kan her velge hva som skjer når man sveiper til høgre og venstre.
Jeg har valgt at markere som lest/ulest ved sveiping til høgre.
Til venstre har jeg valgt å slette eposter.
(Trykk for større bilde)

Jeg har ellers satt opp en personlig autosignatur i Outlook App omtrent som i Outlook på PC.
Les forøvrig egen artikkel rundt autosignatur i Outlook på PC.
(Trykk for større bilde)

Autosignatur kopierte jeg med meg fra en mail sendt fra PC funnet i sendte elementer.
Den er noe tilpasset ettersom jeg ikke har rik tekstformatering her.
(Trykk for større bilde)

Organisering og visning av eposter oppleves bedre om man fjerner haken for "Organiser etter tråd". Dette gjelder spesielt opplevelsen ved å svare på epost.
(Trykk for større bilde)

Under Innstillinger - Kalender kan du sette på visning av ukenumre i Outlook kalenderen.

For å få med kontakter fra Outlook og inn i telefonens kontakter må selve kontoen tilpasses.
Dette forutsetter at denne muligheten ikke er låst ned sentralt.
(Trykk for større bilde)

Velg nå å synkronisere kontakter fra Outlook og inn på enheten. Ved bruk av Android Work Profile vil disse kontaktene nå legges i kontakter tilhørende den profilen. Dialoger fra disse kontaktene (sms etc) vil da bli markert som jobbdialoger.
(Trykk for større bilde)

På iOS har jeg valgt å legge inn Outlook, Teams og OneNote som valg under dele-knappen.
Dette settes enkelt opp med siste knappen på linjen.
(Trykk for større bilde)

Det kan være hensiktsmessig å fjerne visning av Outlook elementer på låstskjermen.
Her er eksempel fra iOS hvor man under Innstillinger - Varslinger - Outlook fjerne hake for å vise varsler på låst skjerm.
(Trykk for større bilde)

Kalenderbruk

Etter innføringen av Intune for administrasjon av mobile enheter og sikring av bedrifters data er det mange som mister kalenderinnslagene fra Outlook Kalender inn mot den innebygde kalenderen i iOS og Android. Dette kommer i tilfelle som en følge av at Intune er satt opp til å begrense Exchange synkronisering kun mot applikasjoner som lar seg administrere. Appen Microsoft Outlook er et eksempel på dette. Kalenderinnslagene fra bedriftskalenderen vil derfor kun være tilgjengelig gjennom applikasjonen Microsoft Outlook.

Det kan derfor være like greit å venne seg til å benytte kalenderen i Microsoft Outlook ved innføring av Intune. Bruk kalenderen til å opprette nye avtaler og følge opp agendaen din på jobb. Husk du kan tilpasse visningen.

Velg Kalenderdelen av Outlook Appen og tilpass visningen.
Prøv også kalenderen på nettbrettet i liggende visning.
(Trykk for større bilde)

Private kalendere inn i Outlook Kalender

Det har nå kommet mulighet for å legge de private kalenderne inne i Outlook appen (Google kalender, iTunes kalender og øvrige kalendere som er definert opp på enheten). Dette gjør at man da får en samlet visning over avtaler på jobb og privat direkte i Outlook kalender. Når aktuelle kalendere er lagt inn, kan man enklet velg hvilke som skal vises i menyen. Det blir da også mulig å opprette nye avtaler i de private kalenderne gjennom Outlook appen. Med denne utvidelsen har jeg nå min jobb og privat kalender tilgjengelig i Outlook. Jeg har tilgang til interessante delte kalendere på jobb og jeg har tilgang til familiens private Gmail kalendere direkte i Outlook kalender.

Trykk på "+" knappen inne på menyen i Outlook Kalender og du får tilgang til å legge til andre kalendere på enheten, delte kalendere fra Exchange, Gmail kalendere, iCloud kalendere med mere.

Jeg håper du finner noen av disse tipsene interessante. Har du andre tilpasninger du selv pleier å gjøre er jeg glad om du tipser meg om disse - legg gjerne igjen en kommentar under her. Ønsker du hjelp til å få kontroll over bedriftens data som bor ute på de ansattes mobiltelefoner kan vi i Serit bistå med dette - ta gjerne kontakt for å høre mer om mulighetene som finnes for å sikre at brukerne har riktige verktøy på sine mobiler og at dataene i verktøyene forblir sikre.

PowerBI MAP og plassering av byer på riktig sted

PowerBI er et utrolig kraftig verktøy for å sammenstille og vise data på nye og spennende måter. Herunder finnes også flere muligheter for å plotte grafikk i kart. Utfordringen her er ofte å få riktige byer på riktig sted i riktig land. Her kommer noen erfaringer på hvordan dette løses.

En forutsetning for å kunne plassere datamengder i kart, er at riktig data kategori blir valgt:

Velg geografiske data kategorier for felter med elementer av adresse i seg.

Når dette er gjennomført, ser du at det kommer en klode foran hvert felt:

Globen markerer at dette er kategorisert som adresse

Disse dataene kan nå benyttes i PowerBI visualiseringer som f.eks. MAP.

Jeg har opplevd problemer med at byer blir plassert i feil land. Et raskt søk på nettet viser at dette er et ganske vanlig problem. Dette kan løses med å lage et felt som spesifiserer land i tillegg til by med datakategorien "Place":

Poststed og land kombineres til et lokasjonsfelt med datakategorien Sted.

Disse stegene har stort sett fått poststed plassert på riktig sted, men vi har likevel opplevd å få feilplasseringer. Her er et eksempel hvor Kristiansund er plassert helt feil:

Eksempel hvor Kristiansund er plassert på feil sted i kartet.

PowerBI sin MAP virtualisering benytter BING Maps. Et søk etter "Kristiansund, Norway" i Bing Maps viser riktig posisjon i kartet:

Manuelt søk etter by i Bing gir riktig plassering

Ved nærmere ettersyn ser vi at PowerBI har navnet "Kristiansund N", og ikke bare "Kristiansund" på poststed. Gjør et søk i Bing Maps på "Kristiansund N, Norway" og ser da at jeg får feil plassering. Dette tyder på at ukjente steder for Bing blir plassert midt i landet de ikke kjenner igjen lokasjonsnavnet:

Søk etter "Kristiansund N" gir feil plassering.

For å få dette riktig må vi gjøre en liten tilpassing av dataverdiene i PowerBI. Dette gjøres med en en søk-erstatt rutine hvor " N" erstattes med "" (ingenting).

Erstatter her " N" med ingenting i datafeltet Poststed.

Etter det får jeg riktig plassering av Kristiansund og et par andre lokasjoner som hadde fått med " N" på slutten av navnet:

Alle bynavn har nå riktig plassering i PowerBI MAP

Alle fremtidige oppdateringer av datagrunnlaget går nå gjennom den samme logikken og tilpassingen i PowerBI og vil slik gi riktig visning. Dette eksempelet var fra en rapport som viste talestatistikk fra Trio Enterprise med geografiske posisjoneringer fra nummeroppslag mot Eniro. Ved å sammenstille data fra ulike kilder får man enormt spennende datagrunnlag å jobbe med i PowerBI. Man må kjenne til datagrunnlaget sitt og eventuelt gjøre enkle tilpasninger slik som demonstrert over her. Når det først er gjort har man i PowerBI et kraftig verktøy for å gi nye og unike innsikter i tallmaterialet!

Bruk av Trio fra laptop

De fleste som jobber i callsenter og sentralbord har sin faste arbeidsplass, men Trio Enterprise kan fint betjenes fra hvor som helst. Man er ikke knyttet til å sitte på en gitt lokasjon for å betjene løsningen!

Trio Enterprise har mye dynamikk i forhold til arbeidsmønster og arbeidssted. Kombineres dette med for eksempel Skype for Business som telefonklient har man en meget allsidig løsning som tillater en å betjene løsningen ut fra en sann free-seating modell.

Trio har jo mange muligheter for å betjene telefonkø gjennom klientløs pålogging, TrioCC app på smart telefoner og webklienter. De fleste foretrekker nok likevel å jobbe fra Trio Agent på PC så sant dette lar seg gjøre. Da har man full klient med alle integrasjoner, tastatursnarveier og annet tilgjengelig. Dette har jo tradisjonelt sett vært løst gjennom VPN eller bruk av Trio Agent i Citrix løsninger. Nå støttes også bruk av Microsoft Direct Access fra versjon 7.0 - har man dette kan man starte Trio Agent direkte på laptop når man er på reise uten å måtte tenke på noe annet enn at man må ha tilgang til Internet.

En utfordring som ofte dukker opp i forbindelse med mobile Trio arbeidere på laptop er fraværet av det numeriske tastaturet. Det er få laptoper som i dag blir levert med numerisk tastatur dersom man ikke er spesielt opptatt av dette når man bestiller maskinen. Når man benytter Trio Agent på PC er det jo som kjent på det numeriske tastaturet man utøver de telefontekniske øvelsene som å svare samtale, legge på samtale, sifrere nummer osv.

Laptop med numerisk tastatur blir mer og mer uvanlig

Har man havnet i uføret og fått en laptop uten numerisk tastatur og ønsker å jobbe mest effektivt når man er på farten, finnes det likevel noen gode alternative innfallsvinkler. Her er noen alternativer:

USB NumPad

Det finnes i dag mange forskjellige typer frittstående numeriske tastatur som kan benyttes. Disse kommer i både USB og trådløse utføringer. Utfordringen med trådløse varianter kan være knyttet til batteribruk samt muligheten for å miste den trådløse mottakeren som ofte følger med for bruk i PC. Jeg har også opplevd at enkelte leverandører av slike løsninger har sendt "Return" kommando i stedet for "Enter" kommando. Det kan derfor være greit å sjekke ut dette før man eventuelt anskaffer en.

Eksempel på ekstern numpad for bruk sammen med Laptop

USB mus med NumPad

Mange benytter ekstern mus når de jobber med laptop. Jeg har sett varianter av ekstern mus som har innebygd numerisk tastatur. Finner man en slik kan man møte to behov med et produkt - da får man færre enheter å dra på i vesken og man får mindre slitasje på kroppen ettersom det numeriske tastaturet alltid er for hånden.

Numerisk tastatur med musefunksjon - eller motsatt...

Konfigurere om søketaster

Det er enkelte som jobber med Trio Enterprise som aldri benytter tallrekken over tastaturet til de søkesnarveier som er konfigurert i Trio (søke folk på samme avdeling, med samme tittel osv), mens andre er helt avhengig av denne funksjonaliteten. Uansett kan du enkelt tilpasse disse søkesnarveiene slik at du kan benytte tallreken til å sifrere nummer i Trio Agent samtidig som du har enkel tilgang til hurtigsøkene. Jeg har tidligere skrevet en artikkel rundt disse søkesnarveiene. Her kommer et eksempel på tilpassing for bruk på Laptop uten tilgang til numerisk tastatur:

Her kan du justere dine søkealternativer i Trio Agent

1. Gå til Fil - Konfigurere Søk i Trio Agent.
2. Marker der søk som har tallverdi i tastekombinasjon og trykk på Endre.
3. Juster der snarveier til å ha med CTRL sammen med tallverdien og trykk Ok.

Nå har du et oppsett av søkesnarveier som tillater bruk av tallrekken til å sifrere nummer samtidig som du har mulighet til å utøve hurtigsøk i Company Directory med de nye tastekombinasjonene!

Et tilpasset oppsett for søkealternativ for bruk på Laptop uten numerisk tastatur

Kommenter gjerne under om du har andre gode ideer eller tanker rundt bruk av Trio Enterprise på bærbar PC, arbeid med Trio Enterprise når du er utenfor ditt vante kontormiljø eller har andre tanker som kom opp etter å ha lest denne teksten!