Corporate Headshots - Social Media for Business

First impressions will always be important, but now that we conduct so many of our initial interactions online, virtual personal branding has become as important as the firm handshake once was in introducing yourself to the world. Hence a corporate headshot is an opportunity to portray a brand image to potential customers.

In business we spend a lot of money on branding across logos, websites, literature, packaging and premises. Is the photographic representation of you and your coworkers the place to scrimp on branding? Probably not. Whether you are posting your headshot on you Companys website, or want to post it on social media pages, you are always representing your business in one way or another. A professional headshot will put confidence into you business and make your clients more willing to deal with you.

Think about it for a moment - if you were searching for a new supplier and found that a certain company was a very viable supplier, but the corporate headshots had an unprofessional style - would you be willing to deal with this company? If you want to get the most out of your digital presence, a professional corporate headshot will allow you and your colleges to achieve a good appearance.

Getting the most from your head shot

If you decide to make corporate headshots of you and your company, you will have to deal with a lot of questions related to dress codes, style of the images etc. You need to book a photographer and put up a schedule for your co-workers to get photographed.

Me doing corporate headshots of  a company

Pictures received - now what?

Once the photo session is finished you will receive a portfolio of pictures from the photographer. Now you need a plan how to distribute and use these pictures in order to give the best return of Investment.

Corporate Headshost received - time to distribute and use the pictures

Social Media has been a large consumer of headshots for a long time. We have also seen headshots as impersonators in corporate software for a while. The challenge now will be to utilize the new portfolio of headshots over the wide array of software og systems supporting personal portraits.

Active Directory, Exchange and Skype for Business

Portraits can be added to each user account in Active Directory as a thumbnail. There are several tools available for this operation out on the wild internet. We have preferred a PowerShell script to deal with this operation. Pictures are being adjusted and exported to a folder in the format of sAMAccountName.jpg. The Powershell script will then add the corporate headshot to the correct person in Active Directory. The debut of Exchange 2010 and Outlook 2010 made the portrait from AD available in Exchange Global Address list. All out of sudden the new headshots are available in the Outlook clients to all employees in the company.

Corporate Headshots available in Exchange and Outlook

The thumbnails uploaded to Active Directory will also be visible for colleagues in Skype for Business:

Corporate Headshots as viewed in Skype for Business

AD-integrated thumbnails in Skype for Business will only be visible to internal users. Federated users will not have read access to the picture stored in Active Directory. In order to make your thumbnail portrait visible to federated partners you need to tweak your Skype for Business to allow pictures from a website. With this option available we can pick a portrait available on the Internet as a thumbnail photo in Skype for Business.
In order to have a streamlined distribution of the corporate headshots, we have created a website on the Skype for Business server with all headshots available in correct format. The website is populated with images from the same Powershell script populating AD with thumbnail photos. This will give all users a Skype for Business uniform corporate portrait visible to everyone - internally and externally!

Example of Skype for Business meeting where pictures of federated users are missing

3rd party systems

The Powershell script used for distribution of the corporate headshots can easily be customized to distribute pictures to other 3rd party systems. The following list contains examples of 3rd party systems where the powershell script has been used for picture distribution.

Trio Enterprise

Trio Enterprise has options to have corporate headshots for each individual person registered in Company Directory. Company Directory can be set to synchronize with Active Directory, but the thumbnail photo from AD can't be directly synced to Company Directory. By customizing the PowerShell script for distributing the corporate headshots, we have managed to incorporate Trio Enterprise into the automated picture distribution. Here are some examples of pictures as they appear in Trio Enterprise:

Corporate Headshot in Trio Enterprise Attendant

Corporate Headshot in Trio Enterprise Web Assistant

Corporate Headshot in Trio Enterprise Web Assistant

Web based solutions

The pictures has also been distributed to 3rd party web based solutions with information based on AD giving phone lists, employee lists, organization charts, doorsigns etc. These are handy tools for new coworkers in the company to match names and faces. Some screenshots just as an example:

Organization Chart with headshots

Department list with headshots

Title list with headshots

User information with headshot

Doorsign template with headshot

Contact Card VCF file

The best way to distribute your contact card in a digital way, is by use of VCF Contact Cards. These cards can in fact also contain a portrait. This will effectively distribute the new portraits and updated personal details to your contact persons outlook and mobile phones. The PowerShell script used to distribute the Corporate Headshots can also distribute pictures to be used in a VCF Contact Card routine. I have earlier described a routine for setting the Outlook Auto Signature based on details in AD. This has in some circumstances been extended to give a shortcut to an downloadable VCF file with appropriate updated contact details - included a fresh user portrait!.

Outlook AutoSignature with shortcut to updated VCF file



VCF file with updated details and corporate headshot

Windows 10 Profile Picture

Some fantasy and creative use of PowerShell and Group Policy can also automatically distribute the Corporate Headshots from AD as profile picture in Microsoft Windows 10.

Corporate Headshot as profile picture in Windows 10. ScreenLock background is also centrally managed.

Corporate Headshot picture in Windows 10

Office365

Microsoft Office 365 has Corporate Headshots heavily integrated in all services and modules. We have expanded the Powershell script to distribute the corporate headshots also to this platform. This gives the platform an extra social profile.

An example of corporate headshots in Delve from Microsoft Office 365

Corporate Headshots and other graphical branding through scripting

Scripting and customization of your standard products used by your employees on a day to day basis can take your branding interests to a higher level. This blog post has focused on corporate headshots. It could have been considerable longer if I did include other graphical branding possibilities available in your standard products in use at the office. 

A security concern!

Please do remember - these are small steps helping you increase your security since it will give your services a branded look which differs from standard solutions!

I would love to help you with these concerns! Please comment if you have a good story, some needs or experience related to this topic!

Skype for Business Front-End service stuck in starting

Occasionally I have experienced the Skype for Business Server Front-End service stuck at Starting. Traditionally this is related to expired certificates. I have however recently seen a new variant related to certificates not being self signed which are located in wrong stores.

The problem is simple enough to spot - the Skype for Business Server Front-End service is stuck in the Starting status:

Front-End service is Starting

EventViewer reports Evevn Id's like 32178, 32174 and 30988. I was paying specifically attention to the Event Id 30988 which lead me to an article (2795828) from Microsoft related to Skype for Business Server 2013 on Windows Server 2012. My experience with this problem has been related to Skype for Business Server 2015 on Windows Server 2012 R2, but it seems to be the same cause.

Event ID 30988

This issue occues because a certificate that is not self-signed is installed in the wrong store. A self-signed certificate is defined as a certificate in which the "issuer" property and the "subject" property on the certificate are the same.

In order to figure out if this was the case, I did run the following Powershell command to find certificates that are stored incorrectly on the local computer. The command compares the "Issuer" property and the "Subject" property of each certificate and outputs the details of the certificates that do not meet the criteria:
Get-ChildItem cert:\LocalMachine\root -Recurse | Where-Object {$_.Issuer -ne $_.Subject} | Format-List *

Powershell to find certificates causing problems

The Powershell gave me a TXT file with Certificates to investigate.

Certificate reported by powershell command

The SerialNumber of the Certificate reported by the powershell command was copied and used in a MMC with the Certificate Snap In loaded. A search for certificate based on the SerialNumber gave one hit on a certificate. This certificate was moved to the Intermediate Certificate Authorities store.

Reported certificate was located and moved.

The Skype for Business Front End server was rebooted after the certificate was moved. The Front-End service was running as normal after the reboot of the server.

Front-End service running as normal

Please comment if you have experienced similar problems.

Skype for Business Chat mot Trio Enterprise

Enghouse har nylig sluppet versjon 6.2 av Trio Enterprise, og med den kom det mange spennende nyheter. En av nyhetene er muligheten for å chatte direkte mot kundesenteret fra Microsoft Skype for Business (aka Lync). Dette er testet ut og her kommer en rask gjennomgang.

Det blir definert en SIP-adresse som routes mot en Tjeneste i Trio Enterprise kundesenteret. Denne SIP-adressen kan Skype for Business brukere søke opp og legge til i sin adresseliste:


SIP-adressen kan søkes opp og legges til i adresselisten i SfB

Det kan da enkelt startes Chat direkte inn mot Trio kundesenteret.

Start Chat på vanlig vis fra Skype for Business klienten

 

Initielt i Chat'en vil man få velkomstmeldinger og kømeldinger som er definert i oppsettet av Trio.

Velkomstmeldinger og kømeldinger kommer når man står i kø. 

 

Agenten vil få oppgaven tildelt på vanlig måte.

En chat ligger i kø til Agenten.

Når oppgaven aksepteres føres samtalen som en Chat i Skype for Business for Agenten. Agenten må være innlogget med Contact Center lisens. Merk at Agenten ikke ser kømeldingene som kunden har fått. Merk også at kunden i chatbildet over her ikke ser navnet på Agenten. Det kan derfor være greit å presentere seg ved navn når man starter en chat på denne måten.

En Chat slik den ser ut fra Agenten sin side

Merk at alt som blir skrevet i Chatten blir logget og er tilgjengelig i Customer rapporten.

All tekst som blir skrevet i chatten logges av Trio

 

Denne løsningen fra Trio vil for mange møte et etterlengtet behov også internt hos kunder som kjører Skype for Business integrasjoner ettersom man nå kan få presencestatus på "Sentralbord" når det søkes opp i Skype for Business. Det har vært enkelte kunder som har vært frustrert over at sentralbordet ser offline ut når det søkes opp i Skype for Business klienten. Den tid er nå forbi med Trio Enterprise 6.2.

 

Trio har også tilrettelagt en meget enkel webklient som kan benyttes i forbindelse med at de har åpnet for chat mot Skype for Business klienter. Dette kan benyttes for å gi chatmulighet for brukere uten egen Skype for Business. Dette er ikke en fullblods webchat - der har Trio mange bedre alternativer, både egne og fra tredjeparter. Det vil likevel kunne være et greit alternativ i mindre miljøer. Med enkle kreative midler kan den også tilpasses eget design. Ett eksempel på dette kan se slik ut:

Enkel webchat inn mot SfB chatten i Trio

 

Med denne nye løsningen gir Trio Enterprise nok en gang verdiøkning til den infrastrukturen som ofte finnes ute hos kunder. Trio Enterprise 6.2 har ellers flere andre spennende nyheter som venter på å bli testet ut - noe av dette kan du lese om her.

 

Legg gjerne igjen en kommentar om du syntes dette var interessant og ta gjerne kontakt om du ønsker denne typen funksjonalitet i ditt kundesenter.

 

 

 

 



 

Applikasjon for å sette Outlook Signatur

Outlook har lenge hatt en funksjon hvor man kan sette inn sin personlige autosignatur. Utfordringer i større firma har ofte vært å få de ansatte til å benytte en uniform autosignatur oppdatert med personlige detaljer. Vi har derfor satt sammen en liten applikasjon som kan hjelpe med å sette bedriftens autosignatur utfylt med data hentet fra Active Directory.

Er du lei av å skrive din kontaktinformasjon i slutten av hver epost du sender? Outlook har funksjoner for å automatisk sette inn en epostsignatur i hver melding du sender ut. Det eneste du må gjøre er å opprette en signatur som så settes som standard for meldinger sendt fra din Outlook profil.

Lange manuelle rutiner?

Autosignatur har vært standardfunksjonalitet i Outlook i mange versjoner bakover og fremgangsmåten er godt beskrevet for eksempel hos Microsoft. Som du ser så er det relativt mange punkter man må gjennom. Om man samtidig skal ta med bedriftens krav om formatering av autosignaturen kan man raskt få en lang avhandling som de ansatte må forholde seg til.

Enkelt med en applikasjon

Vi har derfor utviklet en liten applikasjon som gjør det mulig å la hver enkelt ansatt enkelt oppdatere sin Outlook Autosignatur i henhold til bedriftens standarder. Personlige data blir hentet fra Active Directory (AD) under generering av autosignaturen. Signaturen settes så inn på standard sted i brukerens Outlook og settes så aktiv for nye mailer og ved besvarelse av mailer. Slik er man sikret at kontaktinformasjon for bedriftens ansatte alltid er lett tilgjengelig for de som man kommuniserer mot. Benytter du Outlook på mobilen, må signaturen settes der også. En fin rutine for dette er beskrevet i egen bloggpost.

Ikke la dine kontaktpersoner måte lete etter din kontaktinformasjon

Mange fordeler

Bruken av denne applikasjonen gir dere:
- Enkelt oppsett av enhetlig og profesjonell epostsignatur for ansatte.
- Enhetlig profil utad mot kunder og samarbeidspartnere.
- Signatur med i alle eposter sendt fra firmaet.
- Ryddig AD med oppdaterte data pr. ansatt

Personlige tilpassinger

Enkelte steder har vi lagt opp muligheter for personlig tilpassing innenfor bedriftens standarder.
Et eksempel på dette ser vi i følgende bilde hvor hver ansatt kan velge om kontoradressen skal være med og i tilfelle hvilken av bedriftens kontorsteder som skal vises. Det er her også lagt opp mulighet for å velge om kontaktinformasjon til Helpdesk skal være med

Personlige valg kan gjøres for hver enkelt bruker innenfor den gitte standarden.

Gjenbruk av data fra AD

Ettersom vi har basert oss på bruk av data lagt inn i AD for hver enkelt bruker vil det tvinges frem en kultur for å holde AD oppdatert med riktige data. Dette vil igjen være fordelaktig overfor andre løsninger som benytter disse dataene, eksempelvis Skype for Business, TRIO, Sharepoint, Exchange med mere.
Dersom AD ikke er oppdatert kan vi enkelt bistå med å raskt få disse oppdatert samt også legge til rette rutiner for fremtidig drift og vedlikehold av disse dataene.

Eksempel på personlige valg hvor også logo differensieres basert på brukerens valg

Rask og enkel tilrettelegging

Har du en definert bedriftsprofil for autosignatur skal det være raskt gjort å tilrettelegge dette for enkel implementasjon av autosignatur i Outlook hos brukerne. Ta kontakt om du ønsker å få dette satt opp for ditt firma.

MbN dobbeltanrop mot Lync/Trio

Telenor har definert sin integrasjon med Skype for Busines (aka Lync) i form av dobbeltanrop fra mobil og inn til Skype for Business. Da er det ikke kjekt dersom Trio VoiceGuide besvarer samtalen for SfB brukere som er avlogget.

Telenor Mobilt Bedriftsnett (MbN) kombinert med Skype for Business (SfB) og Trio Enterprise (TE) kombinert med Skype for Business (SfB) er begge meget gode og intelligente integrasjoner. I enkelte tilfeller kommer vi over situasjoner hvor kunder ønsker en kombinasjon av MbN, SfB og TE. Man kan da få en lunefull løsning som må temmes på riktig vis.

MbN og SfB
En løsning med MbN og SfB holder som oftest mobilnummeret som primærnummer med et dobbeltanrop inn mot SfB. Når brukere ringer ut fra SfB settes mobilnummeret opp som visningsnummer. Isolert sett fungerer dette meget godt og man har mye intelligens i MbN plattformen som håndterer taleflyt og routing. Man må likevel passe på å ikke samtidig gjøre Microsoft sin metode for å integrere med mobiltelefon - dobbeltanrop fra SfB og ut igjen til MbN. Det gir sirkulærringing som er omtalt i et tidligere innlegg.

Trio og SfB
En løsning med Trio og SfB vil være en løsning som lett kan erstatte en tradisjonell telefonsentral samtidig som Trio tilfører et kraftig callsenter med mange tilgjengelige moduler. Om en bruker er avlogget elle ikke svarer en innkommende samtale til SfB vil Trio håndtere samtalen og sikre at innringer får svar. Trio vil også kunne gi effektiv fraværshåndtering mot Sfb (og også mot MbN) og eller være en naturlig brobygger mellom kommunikasjonsplattformer i bedriften.

MbN med Trio og SfB - Problematikk med dobbeltanrop
En problemstilling som lett oppstår om man kombinerer MbN løsningen med Trio og SfB er at mobiltelefonen slutter å ringe i det en bruker logger seg ut av sin SfB klient. Årsaken til dette er at Trio da besvarer alle innkommende anrop til den avloggede SfB klienten og tidligere har vi jo sett at MbN dobbeltanrop viderefører alle mobilsamtaler inn til SfB.



Mobiltelefon og Skype for Business mottar samtalen samtidig




Skype for Business er avlogget og Trio besvarer samtalen umiddelbart med VoiceGuide

Dersom man skal gjøre en slik type integrasjon må man gjøre noen avveininger i forhold til standard konfigurasjonene. Finn ut hva man verdsetter mest med de to løsningene og gjør tilpassinger i oppsettet etter disse verdiene.

Alt1: Bruke MbN dobbeltanrop
Dersom man ønsker å prioritere MbN løsningen i forbindelse med problemstillingen rundt dobbeltanrop som beskrevet kan følgende oppsett fungere med dobbeltanrop:

• Sett Trio PresenceRouting sitt Offline parameter til Extension Open.
  Enten som en global setting, eller ved personlige tilpassinger.

• Sett Call Forwarding Off i SfB klienten til brukeren.
  Enten lokalt på klienten eller via SEFAutil på server.

Summen av disse settingene vil sørge for at SfB nummeret til brukeren blir oppfattet som åpent selv om SfB klienten er avlogget. Trio VoiceGuide vil da ikke besvare samtalen. Her er det da logikken i MbN som vil være gjeldende og den innkommende samtalen vil ringe uforstyrret på brukerens mobiltelefon.

Alt2: Ikke bruke MbN dobbeltanrop
Dersom man ønsker å prioritere Trio sin løsning må man enkelt og greit skru av dobbeltanrop i MbN. Da vil mobiltelefonen fortsatt kunne ringe selv om man er avlogget SfB klienten.


MbN med Trio og SfB - Problematikk med mobilstatus
Vi har også erfart problemstillinger i forbindelse med mobilstatus hvor Telenor også rapporterer status på SfB numrene over samme API som de rapporterer mobilstatus på. Årsaken til dette er at SfB numrene ligger inne på aktiv avtale i MbN numrene er knyttet til brukerne i MbN på samme vis som mobilnummeret. Når brukeren da er opptatt i en samtale vil dette bli markert over API'et uavhengig av nummer.

Følger av dette vil blant annet være:


• Trio vil kunne komme til å vise ikon for mobilstatus på brukere som ikke har mobiltelefon gjennom bedriften.

Eksempel på mobilstatus for brukere uten mobilnummer

• Problemer med oppretting av samtaler dersom man har satt Trio PresenceRouting sitt BusyOnMobile parameter til Extension Closed.

MbN med Trio og SfB - Problematikk ved fraværsmarkering
Om man gjør en fraværsmarkering av en bruker i Trio som er integrert med Telenor Mobilt Bedriftsnett vil status bli oppdatert på mobilabonnementet i Mobilt Bedriftsnett. Slik vil man kunne gjøre en effektiv fraværsmarkering av både mobil og kontortelefon.

En utfordring i denne sammenheng oppleves dersom man benytter dobbeltanrop fra mobiltelefonen og inn mot Lync/Kontortelefon. Dersom innringer velger å taste 4 på talemeldingen hos Telenor Mobil for å bryte gjennom fraværet vil dobbeltanropet sende samtalen til mobiltelefon og Lync/Fasttelefon. Der vil Trio VoiceGuide igjen terminere samtalen med opplest fravær.

Dersom dette skal fungere skikkelig bør det være en mulighet i Telenor Mobilt Bedriftsnett for å definere hvilke nummer som skal ringe når noen velger å bryte gjennom fraværet med tastevalg 4. Der må da kun mobilnummeret settes inn for å unngå å havne i Trio VoiceGuide og få opplest fravær igjen.

Eksempel på ønsket taleflyt om man kan definere kun mobiltelefon bak tastevalget for å bryte gjennom en fraværsmarkering i Telenor Mobilt Bedriftsnett.

Ta gjerne kontakt om du har behov for å diskutere disse problemstillingene eller legg igjen en kommentar her om du har egne erfaringer rundt dette.

Skrivebordsverktøylinje og Skype For Business Call Monitor

Med PC basert CallCenter fra Trio og telefoniløsning i Microsoft Lync har man en robust løsning hvor man ikke er avhengig av fysisk lokasjon for å bemanne tjenestene. Baksiden av medaljen har for mange vært at det har vært vanskelig å finne igjen vinduer for Trio og Lync for å avslutte eller koble videre pågående samtaler. Heldigvis finnes det verktøy for dette i løsningen!

Trio Skrivebordsverktøylinjen

Skrivebordsvertøylinjen til Trio er standardfunksjonalitet som ofte er oversett i hverdagen. Denne benyttes for å få tilgang til funksjoner og informasjon fra Trio Agent Client selv om man jobber aktivt i andre programmer. Skrivebordsverktøylinjen legger seg øverst på skrivebordet (standard monitor om du har flere). Denne linjen ligger øverst, uansett hvilke andre programmer som startes slik at ingen vinduer kan skjule den. Dette sikrer at du alltid har full oversikt. Følgende eksempel viser Trio Skrivebordslinjen som ligger øverst selv om man har Internet Explorer og Excel liggende over selve Trio Agenten. Dette gir full oversikt over din status i kontaktsenteret.

 

Trykk på bildet for større versjon

Skrivebordsverktøylinjen har de knapper og funksjoner tilgjengelig som er fornuftige å ha i betjening av kundesenteret. Det har også en oversikt over køstatus. I tillegg kan linjen tilpasses for å vise sanntidsdata fra kundesenteret og slik sett gi en rask helsetilstand på tjenesten. Dette kan være informasjon som kan erstatte en veggmonitor eller gi tilsvarende informasjon til de som ikke har tilgang til veggmonitorer. Dette kan som eksempel se slik ut om jeg tar ut et utsnitt fra høgre del av skrivebordsverktøylinjen i bildet over som har fått noe tilpasset innhold:



Trykk på bildet for større versjon

Som nevnt så er Skrivebordsverktøylinjen standard funksjonalitet som enkelt kan åpnes fra Trio Agent ved å gå til Vis - Skrivebordsverktøylinjen.

Trykk på bildet for større versjon

Dersom du ønsker at Skrivebordsverktøylinjen skal åpnes automatisk hver gang du starter Trio Agent, kan dette gjøres ved å gå til Fil - Innstillinger - Alternativer og sette hake for Lagre Vinduer. Da vil du få opp igjen Skrivebordsverktøylinjen (og alle andre Trio vinduer du måtte ha oppe når du sist stoppet Trio):

Skype For Business Call Monitor

Et annet problem som enkelte får ved overgangen fra standard telefonløsninger med bordapparater til softwarebaserte telefoniløsninger som Microsoft Lync er å finne igjen Lync vinduet som holder den pågående samtalen. Dette er utfordringer man har også om man ikke sitter i et kundesenter, f.eks. om man ønsker å avslutte samtalen eller koble den videre til noen andre. Med skrivebordsverktøylinjen kan man jo enkelt avslutte en pågående samtale i Trio. De som fører en ren Lync samtale vil måtte lete etter samtalevinduet bak andre vinduer man har jobbet med, eller åpne Lync hovedvinduet med tastekombinasjonen <Windows>+Y for så å få tilgang til den pågående samtalen. Enkelte har også mulighet for å avslutte samtalen eller finne hovedvinduet ved hjelp av knapper tilhørende hodesettet.

Lync går i disse dager over til Skype for Business, og i den forbindelse innføres det mye ny funksjonalitet. Blant annet kommer nå Call Monitor som vi lenge har kjent fra Skype (personal) inn til Lync (eller Skype for Business som det nå heter). Dette er et lite samtalevindu som hele tiden vil ligge fremst så lenge samtalen pågår. Slik vil man alltid ha oversikt og tilgang til samtalekontroll uansett hvilket program man måtte jobbe i. Dette kan f.eks. se slik ut:

Trio og Skype for Business er best i lag!

Kombinasjonen mellom Trio og Lync/Skype for Business blir derfor nå kraftigere enn noen gang ettersom man hele tiden kan ha full oversikt over sin samtale status gjennom Trio Skrivebordsverktøylinje og Skype for Business Call Monitor uavhengig av andre programmer man måtte jobbe med på PC.

Trykk på bildet for større versjon

Fraværsmarkering - nøkkelen til suksess

Å markere fravær er det samme som å si når man er tilgjengelig. Har man en enhetlig løsning skal det være nok å markere fraværet en gang og det er synlig for alle - om man forsøker å booke et møte, om man ringer en persons kontortelefon, mobil eller sentralbord.

Trio Enterprise har noen fine løsninger for enhetlig fraværsmarkering. Dersom man registrerer fravær, så vil ikke samtaler bli tildelt når fraværet er aktivt. Dette kan gjelde ved mobilsamtaler, Lync samtaler eller ved tradisjonelle PABX løsninger. Samtidig som samtaler ikke blir tildelt, får innringer en presis opplest tilbakemelding som forteller om fraværet og når du er tilgjengelig igjen. Dette alene kan avlaste sentralbordet mye. Sentralbord og kolleger vil også ha oversikt over registrerte fravær og kan slik gi bedre service. Fraværsmarkering blir derfor nøkkelen til suksess for deg selv, for dine kolleger og for de som prøver å nå tak i deg.

Et fravær vil se slik ut for Trio sentralbordet ved søk på person eller innkommende samtale. Dette er likt uavhengig av metode benyttet for å definere fraværet:


Fravær vises umiddelbart på bruker i Trio Sentralbordet

Sentralbordet kan fraværsmarkere

Fravær kan markeres og settes på ansatte direkte fra Trio Agent som sentralbordet benytter. Dette gjøres ved å søke opp ansatte og trykke på ikonet for fravær. Det vil da komme opp et vindu hvor fraværet kan spesifiseres - også frem i tid.

Fravær satt fra Trio Enterprise Attendant

Dersom et fravær velges fra nedtrekkslisten i Trio Agent, vil standardverdier definert for fraværstypen gjelde umiddelbart (eksempelvis Lunsj i 30 minutter, Møte i 2 timer osv).

Nedtrekksliste med direkte fraværsvalg

Outlook Calendar kan motta fraværskoder

Ansatte kan selv markere fravær i avtaler som legges inn i Outlook Calendar (Trio støtter også Lotus Notes og andre store løsninger). Når en avtale opprettes i kalenderen av den ansatte, benyttes Trio koder i emnefeltet for å markere fraværstype. Merk at dette fungerer på ALLE terminaler som har satt opp Kalender integrasjon mot Outlook/Exchange uten å installere noen tillegg - herunder Android, IOS, Webmail osv.
Trio fraværskodene består av 3 STORE bokstaver. Disse forteller hvilken type fravær det er snakk om - for eksempel FERie, LUNsj, MØTe, TJenesteReise osv. Her er en oversikt over kodene satt opp i en standard installasjon.

Oversikt over TRIO fraværskoder

3-bokstavs koden skal så bli etterfulgt av enten kolon (:) for å sperre telefonen, eller semikolon (;) for ikke å sperre telefonen. Deretter følger emnefeltet som vanlig. Ved innkalling til møter med flere deltagere vil man ved bruk av fraværskodene sikre at man har et stille møte hvor ingen deltagere blir forstyrret av innkommende telefoner! Innringer vil får opplest fravær som forteller når møtedeltageren er tilgjengelig, sentralbordet vil ha full oversikt og kolleger vil ha full oversikt.

Et eksempel på hvor enkelt dette er i bruk ser vi her:

Møtekode i Subject feltet i Outlook Kalender innslag

Trio Assistant Web

Fravær kan også markeres i Trio sin Web Assistant som kan settes opp på Trio serveren. Denne siden vil vise alle registrerte fravær som Trio har registrert på brukeren (via sentralbord, kalender eller DTMF). Nye fravær kan også registreres fra disse websidene.

I det daglige er det nok de to tidligere nevnte metodene som blir oftest benyttet for fraværsregistrering, men Trio Web Assistant har en godt skjult hemmelighet som heter Hurtigknapp som kan være til god hjelp for å registrere AdHoc fravær som Lunsj og annet.

Hurtigknapper kan enkelt legges til av hver enkelt bruker:

Legg til ny Hurtigknapp

Fyll der inn informasjon om fraværet som ønskes bak den nye hurtigknappen:

Spesifiser hurtigknappen

Det er også mulig å redigere, slette og lage nye hurtigknapper via Innstillinger - Hurtigknapper:

Redigeringsmuligheter for hurtigknapper.

Hurtigknappene er godt tilgjengelige på fremsiden til Trio Assistant Web:

Enkel tilgang til Hurtigknappene på fremsiden

Så langt har alt vært ut av boksen.

Siden du har lest så langt som dette skal du bli tilkjennegjort med en dypt bevart hemmelighet rundt Trio Web Assistant. Det er mulig å ta tak i en hurtigknapp og dra den ut til en snarvei på Skrivebordet for enkel tilgang:

Trekking av hurtigknapper til skrivebordet er en dypt bevart hemmelighet!

I skjermbildet over har jeg valgt å legge snarveiene til mine hurtigknapper i en mappe i stedet for direkte på skrivebordet. Grunnen til det er en enda dypere bevart hemmelighet hvor hurtigknappene integreres som en verktøylinje nede ved SystemTray i Windows. Høgreklikk på startlinjen og velg å legge til en ny verktøylinje:

Legg opp egen verktøylinje for hurtigknapper

Velg nå mappen som inneholder snarveiene til alle hurtigknappene dine:

Trio mappen inneholder snarveiene til mine hurtigknapper

Nå blir det opprettet en magisk liten Trio meny nede på startlinjen som alltid er tilgjengelig. Fra denne er det enkelt å sette raske fraværsmarkeringer uten å måtte minimere, stenge eller starte vinduer:

En ny magisk Trio meny med snarveier til fraværsmarkeringer

Konklusjonen

Utallige Trio implementasjoner viser at fraværsmarkering er nøkkelen til suksess. Fraværsmarkering er et gode for alle brukere av systemet ved aktiv bruk.

Tradisjonelt sett har Sentralbordet hatt oversikt og de kan nå registrere dette inn i systemet fortløpende som de får inn meldinger om fravær. Dette blir da umiddelbart tilgjengelig for alle Agenter som betjener systemet og for alle som forsøker å nå vedkommende. Dette gjør jo at sentralbordet blir avlastet.

Fravær som Sentralbordet registrerer på en ansatt i Trio vil også bli synkronisert ut til vedkommende sin Outlook kalender. Slik vil de se hvordan dette kan og skal registreres direkte der - neste gang gjør de det kanskje selv direkte fra Outlook eller mobilen. Kolleger til vedkommende vil også møte fraværsmarkeringen i form av opplest fravær - de vil kanskje bli imponert og få lyst til å fremstå like profesjonelt selv. Slik vil dette spre seg i organisasjonen og fraværsmarkering i Kalender vil være den primære metodikken for planlagte fravær.

Det hemmelige trikset rundt å lage en egen Trio meny med Hurtigknapper vil være en fin metodikk for å fange opp de kortere fraværene som man gjerne ikke planlegger i kalenderen - slik som lunsj, korte turer ute osv.

Ved tradisjonelle PABX løsninger kan man også fraværsmarkere seg ved hjelp av DTMF signalering, men dette er ikke nevnt spesielt i denne artikkelen.

Metodikken for fraværsmarkering blir dermed underordnet - mennesker vil raskt se at dette gagner både dem selv, de som de samarbeider med og de som forsøker å nå dem - fraværsmarkering ER en nøkkel til suksess i dagens business!

Dette er eksempel på hvordan vi i Serit kan bistå med å trekke merverdi ut av de investeringer dere allerede har lagt ned i Lync, Trio og Exchange. Ta kontakt om du trenger hjelp med å samordne dine løsninger.